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Optimiser les communications internes de mon entreprise avec un intranet

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Les raisons qui encouragent une organisation à se doter d’un outil de communication interne sont nombreuses. Selon le Journal Du Net, 75 % des quarante plus puissantes entreprises françaises cotées en bourse ont déjà adopté ce genre d’outil. Poursuivez votre lecture pour réussir l’implantation de votre outil de communication interne et améliorer la collaboration au sein de vos équipes.

Écouter vos utilisateurs, c’est impliquer vos employés

Il est souvent difficile de savoir précisément ce dont vos utilisateurs, clients et prospects, ont besoin. Dans ce cas-ci, heureusement, vos utilisateurs sont vos employés.

Ne vous contentez pas d’entendre

Pour un employé, il n’y a rien de plus frustrant qu’un supérieur qui entend, mais qui n’écoute pas ses remarques. Dans le cas d’un intranet, ce comportement est systématiquement synonyme d’échec. Écoutez vos employés attentivement et identifiez les ambassadeurs. Impliquez-les à la racine du projet, quitte à ce que cela devienne leur principale mission.

Triez les informations que vous recueillez

Avoir la parole peut être très valorisant. Il se pourrait donc que vous ayez à gérer une quantité impressionnante de suggestions. Veillez à trier les informations que vos équipes vous transmettent et amorcez votre réflexion autour des remarques utiles à l’atteinte de vos objectifs.

Choisir le bon outil de communication interne

« La quantité d’outils qui permettent de bâtir un intranet est phénoménale. Toutefois, le choix de l’outil n’est qu’un facteur minime dans l’atteinte de vos objectifs. Pour arriver à un résultat, vous devez garder trois choses essentielles en tête. »

Créez un véritable lieu de rencontre

Votre outil de communication interne est un endroit où humains et informations se rencontrent. Il est donc essentiel que l’architecture et le design de votre outil soient optimaux. Selon Salesforce, référence dans les outils collaboratifs, des employés connectés entre eux sont 70 % plus enclins à répondre aux besoins de vos clients. Optimiser votre outil de communication interne pour les téléphones intelligents et autres tablettes devrait donc être une priorité pour votre organisation.

Optez pour une solution qui répond à vos besoins

Puisque votre quotidien est unique, n’adoptez pas de logiciels préfabriqués. En plus d’être coûteux à adapter à votre réalité, ces outils sont peu flexibles et emprisonnent vos données. Préférez plutôt une solution libre qui vous permet de sélectionner les modules répondant à vos besoins et qui sera bien moins dispendieuse à faire évoluer.

Tranchez entre interactions unidirectionnelles ou bidirectionnelles

En 2013, Duncan Stewart, directeur de la recherche chez Deloitte, prévoyait que 90 % des entreprises du Fortune 500 mettraient en place un réseau social d’entreprise au cours de l’année. Au-delà de leur capacité financière, c’est le nombre d’utilisateurs que réunissent ces entreprises qui leur permet de mettre en place ce genre d’outils. Sans cette masse critique, il est extrêmement difficile de mettre en place un réseau social d’entreprise.

Le contenu de votre outil de communication est roi

C’est une expression qui est populaire de nos jours, mais le contenu est primordial à notre époque. C’est en grande partie lui qui va déterminer l’avenir d’une plateforme.

Proposez de l’information générale

Proposer ce genre d’information va attirer de l’achalandage sur votre outil de communication interne dès ses premiers jours d’activité. Centralisez les informations que vos équipes rechercheraient ailleurs sur Internet et faites-en un atout de votre intranet.

Préservez l’information cruciale

N’hésitez pas à bouleverser légèrement les habitudes de chacun pour le bien de tous. Les talons de paie sont actuellement remis en main propre? Rendez-les uniquement accessibles sur votre outil de communication interne. Cela encouragera vivement vos équipes à aller régulièrement sur celui-ci pour les récupérer et ainsi voir ce qui s’y passe.

Offrez de l’information pertinente

Un babillard pour afficher des petites annonces, un module pour faciliter le covoiturage ou un onglet pour mettre en avant les rabais réservés aux employés sont des éléments dont l’information est pertinente pour vos équipes.

Pour conclure, peu importe l’outil et son contenu, gardez en tête que vous devrez vous adapter. Les besoins de vos équipes évoluent au fil du temps et le contraire serait anormal. Il est essentiel de suivre l’évolution des besoins pour mieux planifier le futur de votre outil de communication interne. Ainsi, celui-ci ne sera jamais désuet. Utilisez-vous actuellement un outil de communication interne?

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