Comment se lancer dans l’aventure de la gestion des données?

Depuis 25 ans, Libéo travaille avec les plus grandes organisations pour développer des produits numériques sur mesure (logiciels, applications, etc.). Or, notre constat est qu’il est difficile de développer de tels produits si votre organisation n’a pas encore mis en place une saine gouvernance de données. C’est donc pour cette raison que nous vous présentons un article à ce sujet. Grâce aux données classées et libérées de votre entreprise, nous serons en mesure de vous aider à passer à la prochaine vitesse avec un produit numérique performant.

Qu’est-ce que la gestion des données ?

La gestion des données (ou data management) regroupe toutes les tâches et les processus de collecte, de structuration, de gestion et d’utilisation des données. En fait, cela implique de gérer les données sur l’ensemble de leur cycle de vie. Car oui, les données ont un cycle de vie!

Cycle de vie la donnée – Adaptation de Libéo de UK Data Archive

Ce cycle exprime comment vos données circulent dans votre entreprise. Chaque étape peut impliquer un ou plusieurs de vos départements, d’où l’importance d’avoir une vue d’ensemble de la circulation des informations pour pouvoir mieux les gérer au quotidien. 

Il est aussi important de comprendre que la gestion des données ne touche pas qu’aux informations stratégiques bien chiffrées que l’on appelle les données structurées. Elles ne comptent en effet que pour 20 % de vos données! La réflexion porte aussi sur toutes vos données non structurées, comme les courriels, les rapports écrits ou les pitchs clients que vous avez enregistrés. C’est donc une erreur de limiter la gestion des données à l’analyse de votre CRM!

Les avantages d’une bonne gestion des données

Il existe beaucoup d’avantages liés à une bonne gestion des données. Voici des exemples :

• Transformer vos données en capital stratégique 
• Assurer l’accessibilité et la fiabilité des données à l’ensemble de votre entreprise 
• Respecter les lois et règles en lien avec la sécurité et la confidentialité des données
• Faciliter l’innovation et la réactivité face aux opportunités d’affaires
• Mieux comprendre vos consommateurs pour renforcer vos stratégies et tactiques
• Améliorer votre adaptabilité en tout temps, et surtout lors d’une crise 
• Anticiper les potentiels risques opérationnels et de réputation
• Renforcer votre compréhension sur des acteurs du marché, dont la concurrence
• Gagner en efficacité et en productivité en améliorant vos processus 
• Limiter les dépenses technologiques en maximisant le stockage et les outils utilisés 

Cette liste pourrait être encore plus longue! Votre entreprise a tout à gagner à mettre en place une saine et optimale gestion des données. Vous pourrez voir des améliorations autant dans vos activités stratégiques qu’opérationnelles. 

Instaurer une gouvernance des données

Pour faire preuve d’une bonne gestion des données, vous devriez avoir entre les mains votre gouvernance des données. La gouvernance des données comprend la liste des procédures qui encadrent la gestion de vos données, de leur collecte jusqu’à leur archivage ou leur suppression. Son objectif est de permettre d’assurer la disponibilité, la pertinence, la convivialité, l’intégrité et la sécurité de l’ensemble des informations que vous détenez et qui circulent entre vos murs. C’est grâce à une solide gouvernance des données que vous serez en mesure de faire de vos données des actifs stratégiques et prendre de meilleures décisions!

Vous devriez donc prendre le temps d’instaurer une bonne gouvernance des données. Mais n’ayez crainte! Nos prochaines sections vont vous aider à adopter les bons réflexes!

Quelques conseils pour mieux gérer vos données

Vous l’avez compris, bien gérer ses données, c’est définir des procédures claires pour les gouverner. Ces procédures doivent être les conclusions de vos réflexions et décisions menées entre vos équipes. Pour encadrer vos discussions, nous vous recommandons de partir de ces 4 éléments :

• Choisir les bonnes données pour vos prises de décisions
• Assurer l’accès à ces données de manière sécuritaire et optimale
• Avoir les capacités pour traiter ces données rapidement et efficacement
• Assurer le stockage de ces données dans votre infrastructure technologique

Et c’est en suivant ces 4 impératifs que nous allons vous donner le plus de conseils possible !

Choisir les bonnes données pour vos prises de décisions

Il ne sert à rien d’avoir toutes les données possibles si elles n’amènent à aucune décision. Il est important de bien saisir les besoins de chacun de vos départements pour déterminer la liste des données que vous devez collecter et traiter. Pour ce faire, tout doit partir de la direction. 

En tant que membre de la direction, vous devriez être impliqué le plus possible en amont dans l’implantation des pratiques de gestion des données. C’est à vous de déterminer la mission et les objectifs d’affaires de votre organisation… C’est donc à vous de définir les informations dont vous avez besoin pour évaluer comment se porte votre entreprise! Réunissez les membres décisionnels haut niveau autour de vous et répondez à ces questions : 

• Que voulons-nous atteindre? Quelle est notre mission d’entreprise?
• Quels sont les objectifs à court, moyen et long termes de notre entreprise? 
• Quelles sont actuellement nos faiblesses? Nos forces?
• Quelles sont les opportunités et les menaces de notre environnement?
• Que devons-nous surveiller de manière quotidienne, trimestrielle et annuelle?

Avec ces réponses, établissez la liste des données que vous souhaitez avoir. Vous devriez aussi indiquer leur niveau d’importance et de sécurité. Toutes les données ne sont pas bonnes à être partagées auprès de tous vos employés. Déterminer les niveaux de confidentialité est donc important. Vous pouvez décider que vos données soient publiques, internes, confidentielles ou secrètes. 

Si vous oeuvrez dans une moyenne ou grande entreprise, vous pouvez aussi décider d’embaucher ou de nommer un directeur des données (ou chief data officer). Cela est d’ailleurs fortement conseillé si votre objectif à moyen terme est de vous doter d’un département de gestion des données! Ce dernier sera en mesure de coordonner vos efforts et de vous apporter des éléments techniques et fonctionnels. 

Une fois cette première réflexion terminée, refaites le même exercice en réunissant autour de la table les responsables de chacun de vos départements. Vous obtiendrez ainsi une liste complète des données nécessaires pour vos activités stratégiques et opérationnelles! 

Bien qu’elles paraissent longues et compliquées à mettre en oeuvre, ces premières réflexions sont essentielles. Elles vont vous éviter d’accumuler trop de données inutiles, de surcharger vos capacités de stockage, de demander à vos équipes des données qui n’existent pas ou encore de choisir les mauvais outils pour vos analyses quotidiennes. 

Avoir accès aux données de manière sécuritaire et optimale

Maintenant que vous savez quelles données sont importantes pour vous, il est temps de déterminer si elles existent actuellement ou non dans votre entreprise. Vous pouvez y aller donnée par donnée ou y aller en recensant vos actuelles sources de données. Et puisque vous devez aussi avoir une réflexion sur les données non structurées (courriel, documents PDF, etc.), vous devriez savoir quels sont les outils internes que vous utilisez et qui participent aux flux d’informations. 

Ainsi, vous allez rapidement vous rendre compte que certaines données sont manquantes. Vous devez alors envisager de les collecter. Collecter des données signifie adopter une approche pour réunir et mesurer des informations qui proviennent de différentes sources. Ces sources, elles peuvent être internes à votre entreprise. Par exemple, vous voulez connaître vos bénéfices nets sur une catégorie de produits. Il vous suffit alors d’agréger certaines de vos données ou d’en intégrer plusieurs dans un simple calcul. Cependant, il peut arriver que certaines informations ne proviennent pas de votre entreprise et vous devez donc compter sur des sources de données externes. Vous pourriez souhaiter analyser combien de billets de spectacle vous avez vendus à partir de différentes plateformes, comme Ticketmaster. Pour ce faire, vous aurez besoin des accès à ces informations puisque ces bases de données ne vous appartiennent pas. 

Établir les différentes sources de données nécessaires à chacune des données est donc essentiel pour comprendre tous les acteurs qui sont impliqués et les actions que vous devez entreprendre pour rassembler les informations souhaitées. Et c’est aussi une réflexion importante de la gouvernance des données!

Respecter les règles

Avoir accès aux données nécessite aussi d’adopter des considérations éthiques. Vous ne pouvez pas collecter des informations auprès de vos clients ou prospects sans respecter certaines règles. Il est donc important de veiller au respect des normes dans votre collecte des données en les gouvernant adéquatement. L’encadrement réglementaire des données, comme la loi sur le consentement (C-28) ou les règles sur les cookies informatiques, doit donc figurer de manière claire dans votre gouvernance des données. 

Pour respecter à la fois les enjeux sur la vie privée de vos employés et clients, ainsi que vos activités stratégiques, vous devez penser à vos normes de restriction. Durant l’établissement des données importantes pour vous, vous avez aussi décidé de leur niveau de confidentialité (publique, interne, confidentielle ou secrète). Cela signifie donc que vous devez restreindre les accès aux informations en fonction des rôles dans votre entreprise. Pensez alors aux éléments suivants : 

• Pour chaque donnée, qui peut y avoir accès?
• Comment assurer la traçabilité des données?
• Doit-on offrir l’accès aux données en dehors du lieu de travail? 
• Pour chaque rôle, quel est le degré d’implication face aux données?
• Qui doit être responsable de la sécurité des données? 
• Quels sont les niveaux d’autorisation que l’on devrait proposer?
• Doit-on limiter les droits à certains accès sur les postes de travail? Lesquels?

Éthique, sécurité et gouvernance sont les trois mots les plus importants quand on parle d’accès aux données. Malheureusement, ce sont aussi les deux les plus négligés. Pour vous assurer de ne pas commettre des erreurs dans le temps, respectez-les du mieux possible dès aujourd’hui! 

Avoir les capacités de traiter rapidement et efficacement les données

Traiter des informations sous-entend la mise en place d’actions pour extraire les données et les transformer en connaissances. C’est donc ce que l’on effectue pour mettre dans une forme utilisable et compréhensible les informations. Pour cette étape, vous devez avoir des outils informatiques!

Des systèmes de gestion de données, il en existe de nombreux. On peut bien entendu compter sur les bases de données, les entrepôts de données, les solutions d’intelligence d’affaires, les tableaux de bord ou les systèmes de gestion. La liste est longue! Le tout est de choisir des outils qui répondent à vos besoins et qui respectent vos capacités. En effet, il ne sert pas à grand-chose de choisir le logiciel le plus compliqué si vos ressources à l’interne n’ont pas les capacités de l’utiliser. C’est pourquoi le choix d’une technologie pour sa gestion des données doit être mûrement réfléchi. 

Cette réflexion, nous vous recommandons de l’avoir avec des experts externes. À moins d’avoir dans vos rangs des responsables TI et des programmeurs… il vaut mieux y réfléchir en ayant toutes les cartes en main. Car cette discussion, elle doit vous amener à penser à votre architecture d’information et à son évolution. Vous devez être en mesure de choisir des outils performants pour aujourd’hui, et pour demain. Vous devez, par exemple, estimer le volume de vos données dans le temps pour sélectionner des outils qui ne vont pas vous freiner dans quelques mois. 

Pas qu’une question de technologie…

Au-delà du côté technique, cette discussion doit aussi vous faire réfléchir aux ressources humaines qui sont nécessaires pour votre gestion des données. Dans une petite structure, il est normal de ne pas avoir les moyens de monter un département complet dédié à la gestion des données. Toutefois, il peut être pertinent d’avoir au minimum un analyste de données ou un scientifique des données. Selon Facteur H, cette personne possède :

• une maîtrise des techniques d’exploration des données et des statistiques 
• une maîtrise des technologies et des bases de données 
• un savoir-faire métier dans le secteur en question (marketing, finance, RH, etc.) 

En plus de s’occuper de vos analyses au quotidien, un analyste des données vous aidera aussi dans vos projets en apportant un regard pertinent sur le choix des technologies. Il sera aussi plus enclin à prendre la responsabilité de certains projets de développement avec des firmes externes. 

Avoir les capacités de stocker les données

Enfin, le dernier point auquel vous devez penser est celui du stockage. Et ce n’est pas une futilité quand on estime que 163 zettaoctets devraient être le volume de données informatiques stockées par notre humanité d’ici 2025… Autant le dire : c’est un gros morceau !

Pour commencer, le stockage des données regroupe toutes les méthodes et les technologies qui vous permettent d’entreposer et de conserver vos informations numériques. De nombreux supports peuvent stocker vos informations : des plus connus, comme les disques durs, jusqu’aux solutions plus complexes des centres de données (data centers). Si vous souhaitez aller plus loin sur les possibilités, nous vous conseillons ce rapport.

L’important c’est de penser à votre infrastructure technologique et à l’hébergement de vos solutions internes. Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises ont fait le choix de se tourner vers des solutions infonuagiques (cloud), autant pour l’hébergement de leurs systèmes que pour celui de leurs applications. Mais vous vous en doutez, là encore c’est un sujet que vous devriez aborder avec des experts TI! Seuls ces derniers seront en mesure de vous guider dans vos choix. 

Ce que vous devriez retenir…

Plus votre entreprise grandit, plus elle accumule des données. La gestion de ces dernières devient donc progressivement un enjeu stratégique pour votre organisation. Grâce à cet article, vous savez désormais que vous devez réfléchir à ces 3 éléments : les données, les accès et les technologies. Les éléments stratégiques, comme l’établissement des données essentielles à vos prises de décision, sont entièrement réalisables à l’interne. Par contre, pour les aspects technologiques, nous vous conseillons de collaborer avec des experts. 

Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas que la gestion des données englobe tous vos départements. Développer votre gouvernance des données devrait donc vous demander de briser vos silos pour assurer le maximum de collaboration. C’est donc l’opportunité pour vous d’instaurer de nouveaux processus internes!