Quels sont les défis liés à l’implantation d’un ERP dans son entreprise? 

Depuis de nombreuses années, le progiciel de gestion intégré (ERP) est au coeur des stratégies de développement des organisations. Son implantation est un projet complexe et il est encore trop souvent mis sur pied sans réflexion stratégique et sans gestion des conséquences. Dans cet article, nous expliquons les grands éléments à établir dans votre réflexion et nous vous donnons des conseils pour que votre implantation soit un franc succès!

Qu’est-ce qu’un ERP?

« Enterprise ressource planning » (ERP) ou progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil qui permet de centraliser différents modules qui appartiennent à une base de données unique. Cette centralisation permet alors à cet outil de vous aider à planifier vos efforts et vos ressources au quotidien. On parle notamment de : 

Se doter d’un ERP permet donc de mieux s’organiser à l’interne. La liste des avantages est longue : 

• Meilleure optimisation des processus et des flux
• Amélioration de la cohérence et de l’homogénéité des informations
• Plus grande intégrité du système d’information
• Simplification des communications et des échanges à l’interne
• Hausse de la productivité et de la collaboration entre les départements 
• Amélioration du contrôle par sa centralisation 
• Aide précieuse à la prise de décisions stratégiques et tactiques
• Meilleure gestion des inventaires et des flux de production
• Optimisation de la gestion de la trésorerie 
• Planification des ressources et des achats plus efficiente 

Parfois, implanter un ERP peut même vous permettre d’économiser de l’argent lorsque vos départements utilisent beaucoup d’outils différents avec des abonnements. En choisissant une solution, vous maximisez ainsi vos dépenses et vous gagnez plus de contrôle. En bref, pourquoi se priver d’un ERP?

Implanter un ERP n’est toutefois pas une mince affaire. Il en existe deux principaux types: les ERP infonuagiques (cloud) et les ERP sur site (on premise). Dans une solution cloud ou software as a service (SaaS), votre ERP est accessible par Internet et n’est pas toujours votre entière propriété. Vous prenez généralement un abonnement pour pouvoir utiliser votre outil. De l’autre côté, un ERP sur site est un logiciel que vous avez acheté et que vous possédez dans votre infrastructure. Une fois acheté et développé, les frais que vous aurez sont de l’ordre de la maintenance et de l’évolution de votre solution. Vous serez toutefois entièrement indépendant et pourrez choisir les améliorations que vous voulez faire lorsque vous le souhaitez. 

Choisir entre un ERP sur site ou infonuagique dépend de votre contexte et de vos besoins. Dans la prochaine section, nous allons vous donner des pistes de réflexion pour que votre choix soit plus éclairé.

Comment choisir son ERP?

Évaluer vos besoins en ordre de priorité

Avant de choisir et d’implanter votre solution ERP, vous devez savoir les besoins que vous cherchez à combler par son acquisition. Vous devez donc établir la liste de tous vos besoins, par département, et prendre le temps de les classer par ordre de priorité. Pour ce faire, vous pouvez commencer par aller rencontrer chacun de vos départements pour comprendre les fonctionnalités qui leur sont nécessaires dans leurs activités quotidiennes. Vous pouvez aussi prendre le temps d’observer leurs pratiques afin de vraiment comprendre leur réalité. C’est un conseil surtout valable pour de grandes entreprises où les réalités du terrain sont plus complexes à saisir!

Pour vous aider à prioriser, vous pouvez classer les fonctionnalités souhaitées en deux catégories : les obligations (must have) et les fantaisies (nice to have). Ces fonctionnalités, elles sont bien entendu propres à votre contexte et à votre industrie. Il est donc préférable de regarder ce qui s’utilise dans votre secteur si vous souhaitez avoir une vue d’ensemble des solutions qui s’offrent à vous. 

D’autre part, la liste de vos problématiques peut aussi découler des faiblesses de vos actuels outils internes. Si vous possédez déjà un ERP ou plusieurs logiciels de gestion, prenez le temps d’établir ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas et ainsi faire ressortir les points de douleur qui devront absolument être corrigé dans de votre prochain ERP. 

Plus votre entreprise est grande, plus il devient compliqué de dresser la liste de vos besoins. Si c’est le cas, sachez que de nombreuses méthodologies de travail peuvent vous aider à cerner vos problématiques et à vous aligner correctement pour la suite. C’est notamment le cas du Design Sprint qui vous permet d’utiliser des ateliers de Design Thinking pour mettre en lumière vos besoins et trouver les meilleures solutions le plus rapidement possible. 

Prenez le temps d’estimer vos futurs besoins  

Au-delà des fonctionnalités que vous voulez actuellement, vous devriez aussi prendre le temps d’analyser où vous allez. Votre solution ERP doit être en mesure de répondre à vos besoins présents, mais aussi à ceux que vous connaîtrez dans plusieurs mois, voire plusieurs années. En effet, le cycle de vie d’un ERP est en moyenne de 8 à 10 ans! 

Par exemple, si votre entreprise est en forte croissance, vous devez garder à l’esprit que votre solution devra s’acclimater à l’élargissement de votre offre ou de vos équipes. Pour cela, revenez à vos besoins d’affaires. Estimez-les de manière chiffrée :

• Combien de ventes visez-vous dans 1-5-10 ans?
• Combien d’employés désirez-vous avoir dans 1-5-10 ans?
• Estimez-vous offrir de nouveaux produits ou services dans les 1-5-10 ans?
• Pensez-vous ouvrir un nouveau département dans les prochains mois?
• Quel est votre volume de données et comment va-t-il évoluer dans les 1-5-10 ans?

Cela va aussi vous permettre de définir le type d’ERP que vous devriez avoir. Si vous estimez, par exemple, que votre entreprise restera à un niveau relativement stable dans les prochaines années, une solution infonuagique peut être une option plus intéressante. Si toutefois vous pensez que votre organisation va connaître beaucoup de changements et évoluer rapidement, une solution sur site entièrement personnalisée (open source) peut être un avantage, car vous serez maître des évolutions que vous voulez faire dans le temps et vous ne serez pas restreint à un fournisseur en particulier si vos besoins changent trop. 

Établissez vos besoins en termes d’accompagnement 

Toutes les entreprises n’ont pas une équipe TI pour assurer la maintenance des solutions. Si c’est votre cas ou si votre équipe TI est de petite taille, vous devriez réfléchir à vos besoins d’accompagnement. Posez-vous ces questions : 

• Avez-vous les capacités de gérer votre ERP si un problème survient?
• Allez-vous pouvoir faire les évolutions lorsque nécessaire?
• Auriez-vous besoin de formation sur l’outil lors de son acquisition?

Si vous êtes une petite entreprise et que les réponses à ces questions sont plutôt négatives, choisir une solution infonuagique est un excellent choix pour commencer. Cela vous permettra de vous habituer au logiciel ERP et de ne pas avoir à gérer les questions techniques. Cependant, dans des moyennes et de grandes entreprises, cela est plus compliqué. Avoir un partenaire numérique peut être plus avantageux pour ne pas avoir à se constituer une équipe TI à l’interne. De même, développer une solution personnalisée peut vous permettre d’aller plus finement dans vos besoins. Tout est, encore une fois, une question de contexte!

Penser à votre besoin d’accompagnement vous permet aussi de mieux comprendre quels types de technologies fonctionnent le plus pour vous. Si vous êtes débrouillards, mais que vous appréciez l’aide d’une communauté quand vous avez des problèmes, des solutions open source peuvent être très appréciables. À l’inverse, si vous n’êtes vraiment pas à l’aise avec la technologie, peut-être qu’une solution clé en main serait plus avantageuse, bien que très limitée. 

Établissez vos capacités d’investissement 

Un ERP est un logiciel complexe qui peut rapidement être onéreux. Dressez votre budget vous permettra de rapidement faire le tri dans les solutions qui s’offrent à vous et vous serez, par la même occasion, plus efficace dans votre évaluation des besoins. 

Propriétaire ou locataire?

Le premier facteur qui peut avoir un impact sur votre budget, c’est le choix entre une location (ERP infonuagique) ou un achat (ERP sur site). Un ERP cloud vous demande d’estimer mensuellement ou annuellement ce que vous êtes prêt à mettre dans votre outil. À partir de là, vous serez plus à même de voir les solutions qui s’offrent à vous. L’inconvénient étant que vous allez devoir assumer ces redevances durant toute la durée de votre utilisation. Si vous avez une vision à long terme avec votre outil, ce n’est peut-être pas la meilleure solution. De l’autre côté, si vous désirez être totalement propriétaire, vous devez estimer le budget que vous êtes en mesure d’avoir pour le développement complet de votre solution. Cela peut-être un peu plus complexe! Vous devriez envisager l’aide de fournisseurs externes ou de consultants pour ce faire.

Migration des données

Le deuxième facteur à considérer est votre besoin de migration ou non de vos données. Si c’est votre première implantation ERP, vous n’aurez d’autres choix que d’inscrire vous-même les informations au fur et à mesure (à quelques exceptions près). Si vous avez, par contre, plusieurs logiciels à centraliser dans un nouvel ERP, vous allez devoir migrer leurs données lors de l’implantation. La migration est un facteur de coût que vous devez évaluer dans votre budget global. De pair, l’intégration de votre nouvel ERP dans votre écosystème numérique a aussi un impact sur le coût du projet. Plus votre architecture est complexe, plus l’intégration d’un nouvel outil l’est aussi. Dans certains cas, vous n’aurez pas le choix de vous tourner vers un fournisseur externe pour vous aider dans cette mission. Connaître votre niveau de complexité peut être un bon moyen pour estimer les frais d’implantation, de migration et d’intégration. 

Le niveau de personnalisation 

Le troisième facteur à inclure dans votre réflexion est le niveau de personnalisation que vous voulez. Si vous êtes dans une industrie bien particulière, avec des normes strictes comme le pharmaceutique par exemple, vous allez sûrement devoir personnaliser votre solution puisqu’un ERP classique sur le marché ne répondra pas à tous vos besoins. La personnalisation a cependant un coût. Pour y réfléchir, reprenez votre liste des fonctionnalités nécessaires et voulues et indiquez celles qui sont véritablement propres à votre contexte et à vos enjeux. Cela vous donnera une bonne idée du niveau de personnalisation souhaité. 

Les besoins en formation

Le quatrième facteur de coût est la formation. Plus votre outil sera complexe, plus vous allez devoir former vos équipes à sa maîtrise. Les formations peuvent s’introduire directement dans votre projet de développement avec votre partenaire numérique, ou elles peuvent être effectuées avec des agences ou spécialistes en formation sur le côté. Dans les deux cas, la formation sera forcément un pôle de dépense que vous devez préparer. 

Le niveau de maintenance et d’évolution envisagé

Enfin, le dernier facteur majeur à prendre en considération est celui de la maintenance. Une solution ERP n’est jamais statique pendant 10 ans. Elle a besoin de subir de la gestion pour s’assurer de fonctionner de manière optimale dans le temps. Pour la maintenance, vous pouvez bien souvent continuer avec votre fournisseur numérique si vous avez fait développer votre solution de manière personnalisée. Ce dernier vous aidera à estimer les montants dans les années. Si, par contre, vous décidez de vous tourner vers une solution infonuagique, le prix de cette maintenance se retrouvera (bien souvent) dans le coût de votre abonnement. Vous allez pouvoir définir le niveau de mise à jour ou de maintenance que vous souhaitez. Ne négligez pas l’évaluation de ce besoin dans votre choix!

Quels sont les défis liés à l’implantation d’un ERP?

L’implantation d’un ERP dans une entreprise comporte aussi son lot de défis. Les connaître permet de mieux se préparer. On survole avec vous les plus importants!

La gestion du projet 

Pour mener à bien votre implantation, vous devez monter dans votre entreprise une équipe responsable de ce projet. Cette dernière aura la responsabilité de récolter les besoins internes et futurs, de rencontrer des fournisseurs et de gérer toutes les phases de développement ou d’acquisition. Bien souvent, c’est l’équipe interne TI qui s’occupe de cette mission. Mais si vous n’avez pas ce département, ne vous découragez pas! Voici les rôles que vous pouvez déterminer parmi vos actuelles ressources.

Le responsable 

Le responsable est celui qui prend la responsabilité stratégique du projet. En d’autres termes, c’est lui qui donne la vision et l’engagement nécessaire pour faire avancer le tout. Il est imputable du bon déroulement du projet en assurant la disponibilité des ressources et la gestion des conflits entre les autres membres. 

Le chargé de projet  

En plus du responsable, vous devriez aussi avoir un chargé de projet interne. C’est sur lui que repose la gestion quotidienne de l’équipe et l’avancée des tâches. Si vous collaborez avec une firme externe pour le développement de votre solution, il sera responsable des suivis et des communications avec cette dernière. 

L’équipe interne ou comité de pilotage 

Pour implanter votre ERP, vous devez aussi choisir toute l’équipe qui va s’occuper de mener ce projet à bien, sous la supervision du responsable et l’organisation du chargé de projet. Cette équipe peut prendre la forme d’un comité de pilotage. Pour éviter les conflits d’intérêts et le manque d’objectivité, il est souvent recommandé qu’aucun membre de la direction ne soit présent dans ce comité. C’est toutefois un sujet qui dépend de votre structure et de vos enjeux.

Quoiqu’il en soit, pour monter votre équipe interne, vous devriez penser à avoir des personnes provenant de différents départements et qui vont avoir à gérer une partie du logiciel auprès de leurs équipes. Vous pouvez donc penser à regrouper les gestionnaires principaux de vos différents départements. 

Enfin, vous devriez aussi avoir une personne technique ou ayant les compétences technologiques nécessaires pour vous aligner et porter un regard critique sur les solutions qui vont vous être présentées. Vous pouvez toutefois externaliser ce besoin.

Le comité de conformité  

Souvent négligé, avoir un comité de conformité interne est un élément très important pour toute entreprise. Dans une plus petite structure, il peut être composé de personnes provenant de rôles et départements différents. Ces derniers auront la responsabilité d’assurer que vos outils internes respectent les règles de qualité, d’éthique et de gouvernance que votre entreprise s’est fixées. Dans un projet d’ERP, c’est une équipe qui peut vous permettre de vérifier que votre prochain outil s’intègre bien dans vos processus et respecte les règles internes, notamment de sécurité. 

Si votre entreprise possède de nombreux outils internes, que vous gérez beaucoup de données, ou que les informations que vous détenez sont hautement confidentielles, vous devriez aussi penser à aller plus loin avec un comité de gouvernance de données. L’un de nos articles traite exclusivement de ce sujet si vous souhaitez pousser votre réflexion! 

La communication autour du projet 

Peu importe l’outil en question, apporter de la nouveauté peut être stressant pour vos employés. En implantant votre ERP, vous vous apprêtez à provoquer du changement. Et comme tout changement organisationnel, vous devez le préparer avec une bonne stratégie. 

La communication interne 

La communication est un premier aspect essentiel. Pensez à dresser la liste des interrogations ou des inquiétudes qui pourrait apparaître lors des étapes de votre projet. Préparez vos répliques et assurez la plus grande transparence possible auprès de vos équipes. Pour vous aider, vous pourriez aussi nommer des responsables de communication dans chacune de vos équipes. Ils auront alors la responsabilité de récolter les craintes, de rassurer et de véhiculer les messages importants de votre équipe de projet. 

La gestion du changement 

Dans un second temps, pensez aussi à travailler votre gestion du changement. Ce sujet est un champ d’expertise au complet, vous trouverez donc beaucoup d’outils en ligne et de consultants qui pourront vous aider à l’organiser. D’un point de vue technique, cette gestion doit surtout vous permettre de déterminer comment vous allez former vos équipes au nouvel outil. Vous pouvez dresser la liste des changements qui vont avoir lieu et notifier leur degré d’impacts auprès des personnes touchées. L’analyse d’impact est un outil utilisé en gestion du changement pour déterminer toutes les conséquences d’un changement (de l’ERP dans ce cas-ci) sur les ressources humaines, processus, métiers, projets, etc. 

La bonne entente avec vos partenaires numériques 

Un projet d’implantation d’ERP ne se fait pas en l’espace d’une semaine. C’est un travail rigoureux et c’est pour cette raison que vous devez prendre le temps de bien choisir votre partenaire numérique ainsi que toutes les firmes externes qui vont collaborer avec vous pendant votre projet. 

Voici 5 critères qui peuvent vous aider à bien choisir votre partenaire numérique : 

• Sa réactivité et sa disponibilité 
• Son ancienneté et son expérience
• La qualité de ses réalisations passées 
• Le niveau d’expertises de ses ressources humaines
• Ses compétences internes et l’étendue de son offre

Pour éviter les asymétries d’information, privilégiez le plus possible des partenaires qui auront un portefeuille de services étendu. Cela vous permettra de restreindre le nombre de parties prenantes dans votre projet et d’assurer une plus grande transparence. 

Et surtout… n’oubliez pas l’importance du côté humain! Vous devez aimer travailler avec votre partenaire et vous devez lui faire confiance. Organisez plusieurs rencontres avec son équipe pour vérifier que vos deux entités sont prêtes à travailler ensemble. Vous pouvez aussi valider cet aspect en organisant des ateliers de Design Thinking autour de problématiques précises.

Les alternatives envisageables au ERP

Avant de vous jeter dans l’implantation d’un ERP, vous pourriez aussi penser à ses alternatives. En effet, certaines solutions peuvent vous être plus utiles et vous faire gagner du temps! C’est notamment le cas de l’interfaçage et de la personnalisation d’interface utilisateur. 

Développement d’API

Une API (application programming interface) est un code qui permet à deux programmes logiciels de communiquer. En d’autres termes, au lieu de développer un ERP au complet, vous pourriez simplement avoir besoin de connecter vos outils actuels à l’aide d’une API, le tout centralisé sur une interface personnalisée. Dans une PME, c’est une alternative souvent exploitée qui permet de continuer à utiliser ses propres outils, tout en renforçant sa connectivité. 

Personnalisation des interfaces utilisateurs 

Dans le contexte où vous utilisez déjà un ERP ou des logiciels complexes et onéreux, vous pourriez préférer le simple développement d’interfaces utilisateurs personnalisées. Avec cette alternative, vous développez une interface visuelle qui vient se positionner sur celle de votre outil actuel. Vous serez alors en mesure d’avoir des interfaces différentes en fonction de vos départements et de leurs besoins. C’est une solution qui peut vous permettre de gagner du temps et d’économiser si votre ERP est encore techniquement performant. 

Ce que vous devriez retenir…

Développer et implanter un ERP n’est pas un projet très simple à mettre en oeuvre. Le truc est alors de bien s’entourer et de choisir sa solution à partir d’une bonne réflexion stratégique. Ne négligez pas la compréhension de vos besoins et de ceux de vos équipes. Prenez le temps d’établir vos priorités, votre budget et votre gestion de la communication à l’interne. Pensez aussi à votre gestion du changement!

Enfin, ne négligez pas non plus l’apport d’un partenaire numérique dans votre réflexion. Des experts seront plus à même de vous aider à construire votre écosystème numérique et à vous aider dans son intégration.