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L’importance des outils collaboratifs au sein des organisations

L'importance des plateformes collaboratives n'est plus à prouver. Avec les intranets/extranets, les organisations se coordonnent mieux. Découvrez comment!
Illustration avec un ordinateur et deux arc-en-ciels bleus
Partout dans le monde, on assiste à une forme d’obligation de « virtualiser » les milieux de travail pour se démarquer des compétiteurs et, parfois, pour survivre. La pandémie actuelle force d’ailleurs des entreprises entières à se réaffecter à domicile. La collaboration avec les employés, les clients, les partenaires se fait à distance et cela pourrait durer encore plusieurs semaines, voire des mois. Votre « nouveau » milieu de travail est donc inondé d’outils virtuels inédits, trippants, actuels, novateurs… chacun avec la promesse d’améliorer la productivité. C’est ainsi que les entreprises sont amenées à se doter d’outils collaboratifs pour gérer la crise, revoir leur communication et apprendre à se coordonner autrement; les intranets et les extranets sont des exemples de plateformes indispensables pour réussir à prendre les décisions importantes. Mais comment utiliser ces solutions technologiques pour maximiser l’efficacité et l’efficience des organisations? Voici quelques pistes.

Des outils collaboratifs pour simplifier la gestion de crise

En gestion de crise, les utilités d’un outil collaboratif peuvent être infinies pour l’entreprise. Pendant cette période cruciale, voici certaines qui sont à souligner :

Que ce soit pour les clients ou les employés, la gestion de crise amène à prendre des décisions liées à la mission de l’organisation. Il faut aussi composer avec une pression accrue et une attention particulière sur chacune des actions mises en place. Afin de prospérer dans cet environnement difficile, une plateforme collaborative, ou un outil collaboratif, centralise le flux d’informations dans une seule et même voie de communication qui va mener rapidement à des résultats. Lorsque confrontées à des décisions difficiles, les entreprises ont une meilleure idée de la façon dont elles devraient évoluer. Leur transformation numérique est donc plus cohérente!

Graphique de l'utilisation prévue des canaux de communication

Graphique de l’utilisation prévue des canaux de communication – Adaptation de Deloitte Global Human Capital Trends

Se doter d’un intranet puissant

L’intranet est, par définition, une plateforme numérique interne qui permet de soutenir les processus et le partage d’information supportant ainsi le travail quotidien des employés. Les recherches démontrent que les employés qui ressentent un plus grand sentiment de connexion envers leur entreprise sont beaucoup plus susceptibles de surmonter la volatilité qu’entraîne une crise ainsi que d’être présents pour aider l’organisation à se rétablir et à croître lorsque la stabilité reviendra.

Plusieurs formes

L’intranet est l’outil par excellence pour cultiver l’engagement des employés tout au long de la gestion de crise. Tant qu’il répond aux besoins des utilisateurs, l’intranet peut prendre plusieurs formes telles qu’un :

Dans tous les cas, son écosystème d’outils couvre les différentes fonctions de l’organisation (ressources humaines, finance, marketing, etc.) et il a la particularité d’être accessible en tout temps ne nécessitant pas d’intervention humaine ─ très pratique dans une situation comme celle causée par la COVID-19. Ainsi, l’intranet peut simplement être un site Web informationnel où on affiche, par exemple, les diverses politiques de l’entreprise, mais il peut aussi procurer un accès rapide et efficace à tout l’environnement de travail de l’organisation. Au moment de la situation critique, il rend accessible toute l’information dont dispose l’organisation à l’aide de menus ou d’un moteur de recherche.

Un même site web se retrouvant sur un ordinateur, une tablette et un cellulaire

Plusieurs fonctionnalités

Pour être le plus adapté au quotidien des utilisateurs, l’intranet devrait avoir les fonctionnalités suivantes :

En bref, l’intranet est un pôle interne qui favorise la communauté autour de l’entreprise et renforce les liens entre les départements et les employés. Afin de se rendre utile en gestion de crise, il simplifie les communications internes, facilite l’accès à l’information et réduit la perte de savoir.

Un espace numérique de travail

L’intranet est devenu un prolongement en ligne du travail. Il permet de centraliser la collaboration, favoriser un sentiment d’appartenance et mettre de l’avant l’image de marque de l’entreprise. Il est également l’outil désigné pour relier d’autres systèmes internes de façon très sécuritaire : paie, horaires, vacances, etc. En gestion de crise, si l’entreprise a à dispenser une formation spéciale au personnel, l’intranet permet de poursuivre ce type de collaboration afin que tous puissent assumer leur part de responsabilités dans la situation d’urgence. Cependant, tous les intranets ne se valent pas.

Il existe différents niveaux de maturité de ces réseaux avec des fonctionnalités additionnelles :

Graphique des niveaux de maturité des réseaux

Graphique des niveaux de maturité des réseaux – Adaptation de Razorfish

La question des technologies

Quant au choix des technologies pour développer l’intranet d’une entreprise, les paramètres à prendre en considération sont nombreux :

Un important vecteur de communication

En période de crise, les communications internes sont primordiales. Comment s’y prendre pour bien divulguer toutes les informations aux employés? L’intranet est un moyen de les tenir au courant des différentes initiatives mises en place au sein de l’entreprise et d’expliquer le motif des décisions et des stratégies organisationnelles. Qu’il s’agisse de faire face à une accélération de la croissance ou encore, à une réduction des effectifs, un intranet simplifie les communications pour créer un climat de stabilité.

Il permet ainsi de :

Après tout, les employés sont les premiers publics des organisations! Les communications internes via l’intranet renforcent les liens de confiance en rassurant et en donnant réponse aux questions. Ces communications sont centralisées, ce qui assure que tout le monde reçoit la même information.

Une femme travaillant sur des graphiques à son ordinateur

S’outiller avec un extranet engageant

La crise actuelle causée par la COVID-19 est susceptible d’accélérer (x10!) les changements structurels de la transformation numérique des entreprises. Devant cette situation, la collaboration s’applique aussi bien au sein même de l’entreprise qu’avec des personnes extérieures telles que les partenaires externes.

Dans ce contexte, l’extranet ─ un réseau informatique privé contrôlé pour connecter un groupe défini d’utilisateurs externes les uns aux autres et fournir des ressources non publiques ─ peut aider. Par exemple, il peut servir à maintenir les relations avec les clients en période de ralentissement dans une situation de gestion de crise. Par définition, il s’agit d’un système supplémentaire offrant aux clients, aux partenaires ou aux filiales d’une entreprise, un accès privilégié à certaines ressources informatiques par l’intermédiaire d’une interface Web. Il permet de créer un réseau d’information complet qui peut être intégré de différentes manières dans les processus d’une organisation.

Sur cet espace extranet, il est possible de mettre en place des outils de travail collaboratif utiles en tout temps et particulièrement dans les situations d’urgence. En voici des exemples :

Bref, l’extranet permet ainsi de mieux collaborer et de gagner du temps dans les échanges entre employés, fournisseurs, partenaires et clients. Il procure également un lien important avec les clients ou les partenaires en cas de ralentissement des activités, tel qu’observé en cette période d’isolement, ce qui peut contribuer à la fidélisation.

Une femme au téléphone envoyant des courriels à partir de son ordinateur

Un réseau d’échange efficace

La mise en place d’un extranet présente de nombreux avantages pour les entreprises. Cela inclut, entre autres, l’optimisation du travail collaboratif. En gestion de crise, l’extranet permet l’échange rapide de données entre les employés et les différents partenaires, et donc d’améliorer les processus et de trouver des façons de faire optimales pour tous les intervenants. Ces nouvelles méthodes de travail procurent, quant à elles, une réduction du temps requis et des économies de coûts.

Une meilleure gestion des délais de production, de livraison et une amélioration globale de l’efficacité permettent alors à toute l’organisation de se concentrer sur les décisions et les actions importantes à prendre pour faire face à la crise.

Un espace dédié aux clients

Dans le processus de transformation numérique des entreprises, la mise en place d’un portail client est populaire : banque en ligne, opérateur de téléphonie, fournisseur d’électricité… Toutes les entreprises gagnent à mettre en place un espace client, surtout en période cruciale telle que la COVID-19 provoque actuellement. Avoir bâti une relation avec l’ensemble de ses consommateurs est une condition préalable à une bonne gestion de crise. Alors lorsque la crise éclate, comment éviter les dérapages et gérer le message? Un extranet est une source d’information accessible à certains utilisateurs. Il peut prendre l’allure d’un aménagement d’un espace client via un site Web directement connecté au CRM de l’entreprise où l’utilisateur accède à son espace à l’aide d’un profil et d’un mot de passe sécurisé.

Les avantages d’un tel portail sont nombreux :

Durant la gestion de crise, les clients peuvent être en lien direct avec l’entreprise par l’intermédiaire de ce portail. Toutes les informations importantes s’y retrouvent. Le plan de continuité des affaires peut indiquer par écrit les départements et services toujours en exploitation et les rôles des individus lors de l’urgence. Les clients s’en voient rassurer, peuvent maintenir la continuité des affaires avec l’entreprise et surtout, se sentent engagés et solidaires auprès d’elle.

Un écosystème fiable pour amorcer les changements

Bien entendu, il est possible de connecter intranet et extranet pour former un écosystème complet où toutes les solutions technologiques communiquent ensemble. Les informations y sont réunies, centralisées et ne risquent pas d’être perdues ou déformées. Elles sont en lieu sûr et prêtes à être utilisées pour amorcer les changements qu’annonce toute situation d’urgence. Sans compter qu’un aspect important de la gestion de crise, c’est le plan de relève. Un écosystème fiable d’outils collaboratifs permet de rapidement réfléchir aux différentes éventualités avec les partenaires et les employés.

De votre côté, avez-vous des outils collaboratifs dans votre entreprise? Si oui, étaient-ils prêts (technologiquement parlant) à faire face à la crise actuelle causée par la COVID-19?


Pour aller plus loin dans l’utilisation des intranet et extranet, il est intéressant de les connecter aux outils internes tels que des outils de gestion des données. Le sujet vous intéresse et vous aimeriez poursuivre vos réflexions?

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