Sur quels outils peut-on compter pour gérer ses données?

Quand on pense à gérer ses données, on pense généralement aux bases de données. Pourtant, il faut s’appuyer sur de nombreuses autres solutions pour avoir une gestion complète. Dans cet article, nous reviendrons sur le principe du cycle de vie de la donnée et sur tous les outils que vos équipes peuvent utiliser. De la collecte jusqu’à l’archivage, découvrez comment gérer vos données grâce aux technologies!

Petit rappel important sur le cycle de vie des données

Dans notre précédent article sur comment se lancer dans la gestion des données, nous avons partagé de nombreux conseils pour entamer la réflexion dans votre entreprise. Nous avons aussi parlé du cycle de vie de la donnée. À titre de rappel, le cycle de vie de la donnée vous permet de comprendre comment vos données circulent dans votre organisation. En faire le schéma vous amène alors à déterminer vos flux d’informations et à définir tous les outils qui vous sont nécessaires.

Cycle de vie la donnée – Adaptation de Libéo de UK Data Archive

Aujourd’hui, nous souhaitons démystifier avec vous tous les outils numériques pour gérer les données qui existent pour chacune des étapes de ce cycle de vie. Dans un premier temps, nous vous conseillons évidemment de lire notre article précédent pour comprendre certains éléments stratégiques, comme le choix des données pour votre entreprise. Vous serez rapidement en mesure de voir quels sont les outils qui s’appliquent à votre situation.

Des outils pour gérer ses données dans toutes les phases

Le cycle de vie de la donnée comprend sept étapes, à laquelle on peut ajouter la suppression définitive. Elles peuvent se regrouper en trois grandes catégories : 

1. Augmenter ses connaissances (création)
2. Transformer ses connaissances en décisions (traitement, analyse, partage, réutilisation)
3. Conserver ses connaissances (stockage, archivage)

Avec l’accumulation parfois exponentielle des données, il arrive que des entreprises se penchent aussi sur la suppression définitive de certaines d’entre elles. Ce n’est toutefois pas une décision à prendre à la légère. Si jamais vous êtes dans cette situation, voici quelques conseils proposés par LesEchos :  

• Évaluez les risques liés à vos données pour en minimiser l’impact
• Connaissez mieux vos données et où elles sont dans votre entreprise
• Concentrez-vous sur les données sensibles pour évaluer leur valeur 
• Sécurisez le stockage de vos données 
• Appuyez-vous sur l’automatisation pour faire des suppressions intelligentes 
• Appliquez le principe du moindre privilège pour mieux contrôler les accès aux données

En réfléchissant à ces points, vous pourrez identifier quelles sont les données qui ne sont pas vraiment stratégiques et qui, par leur désuétude, polluent plus vos capacités de stockage qu’autre chose. 

Mais avant de supprimer, il faut avoir maximisé! Voici donc les outils les plus pertinents que vous pouvez utiliser pour gérer vos données.

Les outils pour collecter de données

Dans votre entreprise, vous possédez déjà certainement beaucoup de données. Ces données internes, vous les générez avec vos outils actuels. Elles peuvent vous présenter beaucoup d’informations essentielles, comme votre chiffre d’affaires ou votre taux de rétention client. Néanmoins, elles ne sont pas toujours suffisantes. Vous devez donc envisager de collecter des données externes. 

Il existe beaucoup de sources de données pour enrichir vos connaissances. Certaines sont en libre accès (open data), comme les données des institutions publiques. Elles peuvent vous aider à mieux comprendre votre environnement d’affaires. Vous pouvez toutefois aller encore plus en loin en décidant vous-même de collecter des données par de la recherche. Voici quelques données qui pourraient vous être utiles : 

Pour récupérer certaines de ces informations, vous pouvez créer des sondages avec des outils comme Qualtrics et SurveyMonkey Vous pouvez notamment utiliser les sondages pour en savoir plus sur vos consommateurs et leurs comportements, ou encore mettre sur pied les fameux sondages NPS qui évaluent la qualité de votre service. 

Si vous possédez un site Internet, vous devriez aussi utiliser des outils d’analytique comme Google Analytics. Cela vous permettra de mieux comprendre le comportement de vos utilisateurs sur votre plateforme et de mettre au point des améliorations de manière continue. Dans la même lignée, vos réseaux sociaux peuvent aussi vous apporter de nombreuses informations. Que ce soit Facebook, Instagram, Twitter ou LinkedIn, toutes ces plateformes proposent des sections avec des statistiques clés pour votre équipe. 

Lorsque votre besoin réside plus dans l’analyse de votre environnement et de votre marché de manière macro, vous pouvez aussi compter sur les recherches d’autres acteurs, comme Euromonitor, Marketline ou Gartner. Ces bases de données représentent toutefois des coûts importants qui ne se justifieront pas toujours dans votre contexte. Les rapports du Cefrio ou de Léger Marketing sont alors d’excellentes alternatives. Et puis, n’oubliez pas non plus que simples recherches sur les moteurs de recherche peuvent être très pertinentes!

Enfin, il peut parfois être utile de se tourner vers des méthodes de collectes qualitatives. Elles sont souvent négligées, à tort. Un focus groupe ou des entrevues individuelles avec vos clients ou prospects sont une option pour aller plus loin dans certaines de vos réflexions. 

Les outils pour stocker et gérer ses données

Progiciel de gestion intégré (ERP)

Que ce soit vos données internes ou certaines données externes, une fois collectées, vous devez les stocker quelque part. De nombreux logiciels d’entreprise le permettre, dont le plus connu reste le ERP ou progiciel de gestion intégré. Ce système de gestion des ressources permet de centraliser les informations de vos différents départements afin de faire (pour beaucoup) de la planification stratégique. Plus spécifiquement, un ERP vous permet de : 

• Entrer une donnée et de la retrouver instantanément dans tous vos systèmes 
• Optimiser vos départements et leur organisation
• Relier chaque département pour automatiser le flux d’activité 
• Gérer ses données de façon centralisée à partir d’une base de données unique

Les outils centralisés dans un ERP – adaptation de Libéo de Petite-Entreprise.net

Système de gestion de la relation client (CRM)

L’autre outil le plus souvent utilisé est le CRM. Un CRM ou gestion de la relation client, c’est un dispositif qui vous permet de traiter l’ensemble de vos activités de ventes et de marketing. Cet outil vous permet de :

• Enregistrer vos clients 
• Mettre en place des tactiques pour acquérir de nouveaux clients 
• Automatiser les tâches de votre équipe des ventes
• Nourrir les relations existantes avec vos clients 
• Enregistrer des informations dans votre base de données 
• Analyser les données 

Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, HubSpot, Zoho… il en existe des centaines! Votre choix dépendra de votre contexte d’affaires, de vos ressources et de l’importance de vos données. En effet, il existe plusieurs catégories de bases de données. Les bases de données relationnelles sont certainement les plus populaires dans le langage quotidien. On parle ici des bases de données où les informations sont classées par catégories et définies de manière à être facilement accessibles. Exploitées avec le langage SQL (structured query language), ce sont surtout des solutions optimales lorsque vous commencez à faire de la gestion de données ou que vous n’avez pas un volume excessif d’informations à traiter. 

Dans le cas où vous avez des données très volumineuses, d’autres solutions peuvent être plus efficaces pour vous. On parle alors des bases de données non relationnelles ou NoSQL. Ici, les données sont stockées en format clé-valeur pour pouvoir en accumuler davantage. Encore là, il en existe plusieurs types selon votre contexte. Et pour ceux qui privilégient les technologies libres (open source), vous serez servis avec MongoDB, Cassandra, Hypertable ou Couchbase. 

Système de gestion de base de données et entrepôt de données

Par contre, pour utiliser des bases de données, il vous faut un système de gestion de base de données (SGBD). C’est le système informatique qui vous permet de stocker, consulter, mettre à jour, structurer ou partager les informations se trouvant dans une base de données. C’est ce même système qui vous permet de gérer vos bases de données lorsque vous commencez à avoir plusieurs logiciels d’entreprise. L’un des systèmes les plus utilisés est l’entrepôt de données (data warehouse). Ce dernier inclut souvent une base de données, une solution d’extraction, de chargement et de transformation des données (ETL), des capacités d’analyse statistique et d’autres applications d’analyses. 

Architecture d’un entrepôt de données – Adaptation de Libéo de Google

Maintenant que vos données sont stockées quelque part, il vous faut pouvoir les utiliser et les enrichir au quotidien de manière simple. Votre gestion quotidienne peut toutefois être ardue lorsque vous commencez à avoir plusieurs logiciels d’entreprise. Pour être sûr de répondre aux besoins de plusieurs départements, tout en utilisant les mêmes outils, on parle de plus en plus de solutions d’interfaçage ou de connecteurs, comme des API. Cela simplifie la gestion de vos données tout en permettant aux bonnes personnes d’avoir accès à toute l’information, présentée de manière optimale.  

On en convient, il n’est pas toujours simple de choisir la meilleure infrastructure par rapport à ses besoins. Il est donc préférable d’avoir cette discussion avec des experts dans le domaine!

Traitement et analyse des données

Traiter des données, cela signifie que l’on effectue certaines opérations afin de les rendre compréhensibles et utilisables. En effet, vous ne pouvez pas faire des calculs ou des analyses pertinentes sur vos données si celles-ci ne sont pas « préparées ». Cette phase de préparation est souvent l’affaire des analystes ou scientifiques des données. Leur mission à ce stade est de nettoyer les données qui sont dans vos bases de données, soit supprimer les données erronées et s’assurer de ne pas avoir de données dites aberrantes ou que les informations soient manipulables pour des calculs. 

Tableau de bord

Une fois propres, vos données peuvent être traitées. Vous pouvez alors leur faire subir une batterie de calculs et d’algorithmes pour répondre à vos besoins ! Le traitement de vos données peut aussi être effectué par des outils, comme des tableaux de bord. Un tableau de bord vous permet d’avoir une représentation visuelle de plusieurs indicateurs ou métriques clés. C’est un outil d’aide à la décision très pertinent! 

Pour vous aider au quotidien, un bon tableau de bord devrait vous permettre de : 

• Synthétiser un contexte ou une situation en 2-3 informations clés 
• Communiquer efficacement et simplement les informations à vos équipes 
• Vous rendre plus réactif en misant sur l’instantanéité
• Connecter plusieurs sources de données sur 1-2 graphiques pertinents 
• Visualiser en un coup d’oeil ce que vous avez vraiment besoin de savoir 

Outils statistiques et d’intelligence d’affaires

Il existe plusieurs outils intéressants. Pour analyser vos données de manière générale, Tableau Desktop, IBM Business Intelligence, SAP Analytics Cloud ou encore PowerBI peuvent être utiles. Si vous souhaitez pousser vos analyses statistiques, vous pouvez compter sur des outils comme SAS, SPSS ou R. Si vous débutez, nous vous conseillez R qui est une solution open source possédant une très grande communauté. 

👉 Vous pouvez trouver une liste plus longue d’outils d’analyse ici. 

Outils d’analyse Web et marketing

Pour les analyses en lien avec les données de vos plateformes Web (site ou application), vous pouvez utiliser les différents outils de la Google Marketing Platform. ou pousser votre réflexion en utilisant des solutions comme SEMrush ou Moz Pro. Ces outils vous permettent autant de collecter des données que de les analyser en temps réel. 

👉 Vous pouvez trouver une liste plus longue d’outils pour votre marketing numérique  ici. 

Autrement, pour analyser vos données en lien avec vos réseaux sociaux, vous pouvez utiliser leur solutions d’analyse. Facebook Insight, Twitter Analytics, Pinterest Analytics, Instagram Insights… la majorité des plateformes qui génèrent des données vous permettent aussi de les analyser et de les suivre au quotidien. 

👉 Vous pouvez trouver une liste plus longue d’outils pour vos réseaux sociaux ici. 

Enfin, quelque soit l’outil en question, la règle d’or est d’utiliser ce qui répond vraiment à vos besoins d’affaires et à ceux de vos équipes. C’est pour cela que rien ne sera jamais mieux qu’une solution d’analyse personnalisée!

Archivage des données

Nous avons parlé plus tôt de la question du stockage de vos données. C’est une notion toutefois différente de l’archivage, bien qu’on les mélange souvent. Archiver consiste à transférer vos informations dans un autre support afin d’économiser de l’espace de stockage pour éviter de suralimenter vos outils. Archiver ne signifie donc pas faire une simple sauvegarde en copiant vos données! 

Plusieurs solutions open source existent pour archiver adéquatement vos documents, comme Alfresco ou Odoo Documents. Vous pouvez aussi aller plus loin en ajoutant un logiciel de découverte électronique (e-discovery) comme Disco afin de simplifier la recherche dans vos archives. 

Encore une fois, il est important d’avoir une réflexion stratégique autour de ce que vous voulez archiver. Plusieurs conseils sont disponibles ici pour vous aider!

Partage des données

Vous pourriez aussi vouloir partager vos données… ce qui est normal! Vous pouvez bien évidemment le faire à même vos logiciels d’entreprise puisqu’ils centralisent les données pour les diffuser auprès des bonnes personnes. Toutefois, il existe aussi d’autres solutions de partage très connues, comme WeTransfer, SendSpace ou Dropbox. 

Le partage des données amène aussi de nombreuses considérations de sécurité. Le VPN peut être un outil très utile si vous souhaitez donner l’accès à vos logiciels et données à vos équipes en dehors de votre entreprise. Nordvpn, Perimeter 81 ou Express VPN peuvent être des solutions simples à mettre en place pour votre entreprise. Faites toutefois attention à prendre des solutions pour les entreprises, et non pour les particuliers. 

La sécurité est un enjeu important à mesurer et contrôler quand vous commencez à partager vos données, surtout quand ces dernières portent sur des informations personnelles. Vous ne devriez pas prendre ces décisions à la légère.

La réutilisation des données

Enfin, vous devriez penser à la réutilisation de vos données. Vos efforts de collecte peuvent servir longtemps! Pour ce faire, vous devez optimiser vos solutions pour que la recherche des informations soit la plus simple possible. Indexer vos données et utiliser des moteurs de recherche internes sont de bonnes stratégies. 

Là aussi, de belles solutions open source existent. Nous ne cacherons pas notre penchant pour Elasticsearch. Outre le fait de vous simplifier la recherche d’information dans vos solutions, Elasticsearch vous permet aussi de retranscrire intelligemment vos données grâce à Kibana. Nous avons d’ailleurs utilisé cette technologie dans le projet Panorama développé lors du Hackathon de Radio-Canada. 

Des outils intégrée dans la gouvernance des données

Ouf! C’est peut-être le sentiment que vous avez après avoir lu les précédentes parties. Il existe certes de nombreuses solutions, mais toutes ne sont pas pertinentes pour votre situation. Le plus important est de respecter vos besoins et ceux des utilisateurs de vos plateformes. 

Cette réflexion stratégique sur vos outils, elle doit s’intégrer dans votre gouvernance des données. Dans notre aticle sur cette dernière, nous vous expliquons qu’elle est composée de quatre piliers, donc la technologie. C’est surement l’axe qui vous demande le plus d’être entouré d’experts pour prendre vos décisions. Et c’est d’ailleurs notre conseil : ne vous lancez pas dans les technologies sans en avoir une analyse technique et stratégique avec des professionnels!

Ce que vous devriez retenir… 

Cet article, nous l’avons voulu le plus complet possible pour vous puissiez avoir une vue d’ensemble de toutes les considérations technologiques qui entourent la gestion des données. Le but n’est pas de vous faire peur, mais bien de vous faire comprendre que gérer ses données demande une forte réflexion stratégique. 

Vos données, elles ont un cycle de vie. Respectez ces étapes et utilisez des outils numériques pour vous aider à toutes les maximiser. Gérer vos données peut vous offrir un monde d’opportunités stratégiques. Ne vous privez pas de ces dernières!