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Études de cas

La Commission scolaire de Montréal : quand l’innovation rencontre l’éducation

Ma Cafétéria est un système transactionnel de caisses enregistreuses (physiques et en ligne) développé par notre équipe pour apporter au milieu scolaire une nouvelle approche de gestion et de consommation dans les écoles.
Le logo de Ma Cafétéria de la Commission Scolaire de Montréal
La lutte contre les inégalités et les discriminations est un défi quotidien pour les organismes comme la Commission scolaire de Montréal (CSDM). Faire de l’école un lieu de savoir et non de discrimination peut s’avérer complexe. Surtout quand on ne mise pas sur les bonnes actions! La CSDM n’est cependant pas tombée dans ce piège. Elle a choisi d’utiliser l’innovation pour faire du système transactionnel de ses cafétérias un véritable allié de la lutte.

Portrait

La Commission scolaire de Montréal (CSDM), ce n’est pas moins de 115 000 élèves, 189 établissements scolaires et 16 000 employés. Dans ce contexte, l’organisation des services éducatifs est un enjeu constant. De pair, le développement social, culturel et économique de la Ville de Montréal par la valorisation de l’éducation publique est aussi un facteur essentiel de la mission quotidienne de la CSDM. 

La lutte contre les discriminations

Pour atteindre ces objectifs, la CSDM sait que réduire les inégalités et les discriminations entre les enfants est un enjeu majeur. C’est en analysant spécifiquement cette question que l’organisme a été en mesure de définir un terrain d’action à prioriser dans cette lutte. Celui des cafétérias.

Mandat

Le mandat de la CSDM était donc complexe. Il fallait lutter contre la discrimination que connaissent les élèves provenant de familles à faibles revenus. Pour y répondre, nous avons développé Ma Cafétéria. Il s’agit d’un système transactionnel de caisses enregistreuses (physiques et en ligne) qui cherche à réduire les inégalités dans les cafétérias des établissements scolaires. Plus que cela, il s’agit donc d’une innovation véritablement humaine!

Les objectifs

Pour atteindre ses objectifs, la plateforme transactionnelle développée par notre équipe devait :

  • Diminuer la charge administrative
  • Affaiblir le risque d’erreur et le temps imparti pour le contrôle
  • Éviter le dédoublement dans la saisie de données
  • Offrir des outils simples et conviviaux pour les employés et les parents

Solution

Avant…

Dans la plupart des commissions scolaires, les cafétérias sont gérées par des systèmes de caisses standards. Ces derniers fonctionnent avec de l’argent liquide ou des cartes bancaires. Ils ne tiennent cependant pas compte du contexte particulier d’une école, ni des programmes de subventions alimentaires. Il fallait donc remédier à cela au plus vite!

Maintenant…

Grâce au système transactionnel Ma Cafétéria, le paiement des collations et des repas passe dorénavant par la carte étudiante. Désormais, grâce à ce système et au site Web, le parent peut approvisionner le compte de son enfant à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent.

Ce n’est plus un problème si un parent oublie de donner de l’argent à son enfant le matin. Il peut en effet alimenter son compte de manière rapide et sécuritaire. De plus, il peut consulter l’historique transactionnel de son enfant. Utile pour s’assurer d’une bonne utilisation de l’argent alloué et valider l’équilibre alimentaire!

Des enjeux humains

Auparavant, la mesure alimentaire était implémentée à travers l’utilisation d’un système de coupons qui stigmatisait et discriminait les enfants défavorisés. L’utilisation de la carte étudiante comme outil transactionnel a résolu certaines problématiques.

Premièrement, les enfants ne peuvent plus identifier leurs camarades bénéficiant du programme d’aide. Et deuxièmement, le système transactionnel prévient le taxage scolaire en diminuant l’utilisation d’argent liquide. Adieu les billets volés ou les pièces qui encombrent les poches! Tout est désormais sur une carte sécuritaire et neutre.

Plateforme Ma Cafétéria de la CSDM

Plateforme Ma Cafétéria de la CSDM

Un système simplement innovant

Nous avons mis en place 3 innovations pour réussir à respecter les contraintes d’une cafétéria.

Un Point de Vente (PdV) 100% Web

La première est notre Point de Vente (PdV) 100 % Web. Tout le système est centralisé en mode infonuagique. Cela permet de centraliser l’information et rendre le système indépendant du matériel déployé dans chaque cafétéria. Le logiciel PdV, entièrement en HTML, permet d’abstraire la couche équipement qui se trouve dans la cafétéria.

Ainsi, des économies substantielles sont réalisables pour l’école. Le HTML permet aussi de gérer en temps réel plusieurs emplacements avec des rapports en direct pour les gestionnaires.

Un système d’orchestration complet et automatisé

Nous avons aussi utilisé un système d’orchestration complet et d’automatisation de déploiement concernant les caisses enregistreuses. Désormais, n’importe quel ordinateur peut devenir une caisse fonctionnelle en moins de 4 minutes lorsqu’il est branché au système de déploiement.

Cette innovation dans le domaine des points de vente permet de minimiser les coûts liés aux maintenances. En effet, il est maintenant moins coûteux de déployer une nouvelle caisse enregistreuse plutôt que de prendre le temps de diagnostiquer un problème. Encore une fois, ces économies de coûts sont importantes.

Merci l’impression 3D!

Le matériel spécialisé habituellement nécessaire pour un point de vente est très coûteux. Dans l’optique d’économiser des coûts et de garantir une production de masse, nous avons créé notre propre PdV. Ce dernier a été construit à l’aide d’imprimantes 3D.

L’utilisation de l’impression 3D nous permet la création de nos points de vente personnalisés à un coût très faible même si nous n’avons pas de volume. Cela a permis d’arriver à des coûts de déploiement beaucoup moins élevés et de redonner l’économie aux parents.

Ma Cafétéria, une solution très accessible

Ma Cafétéria, une solution très accessible

Résultats

Nous ne pouvons qu’être fiers de ce partenariat. La réalisation de ce mandat nous a permis de gagner un OCTAS, mais aussi le sourire des parents et des enfants qui ont enfin une solution qui leur ressemble. La CSDM a accompli sa mission, nous la nôtre et, ensemble, nous avons dépassé toutes les attentes pour lutter contre les discriminations dans le domaine scolaire.

Personnaliser… encore et toujours!

Ce que nous constatons une fois de plus? Que personnaliser des solutions est souvent la clé et que cela peut nous amener à réaliser des choses inattendues, innovantes. Il ne faut pas avoir peur de créer, le principal est de savoir écouter les besoins de ses clients. Finalement… avoir de l’audace est une bonne chose!

Crédits

  • Design et architecture d'information
    Jean-Philippe Boudreau
  • Charge de projet
    Vincent Adrix
  • Service-conseil
    Joël Lachance-Châteauvert
  • Analyse technique
    Danny Turcotte, Jérémie Normandeau
  • Intégration
    Vincent Labbé
  • Développement
    Danny Turcotte, Jérémie Normandeau, Jérôme Corriveau
  • Support et évolution
    Michael Gagnon, Carl Tardif, Sébastien Racine, Thomas Lepage, Antoine Boissinot
  • Approvisionnement, administration système et installation
    Pierre Larochelle, Yan Ouellet, Dominique Leclerc, Charles Gauthier