Dans cet article, on vous présente les meilleures pratiques pour mener des ateliers de Design Thinking ou un Design Sprint à distance. En effet, le contexte actuel permet de réaliser à quel point l’intégration de la technologie en entreprise fait partie des facteurs de réussite. Que ce soit pour croître, rester pertinent ou garantir la satisfaction des clients, les organisations ont tout intérêt à réfléchir à comment innover. L’innovation passe par la transformation de la culture de travail, mais surtout, par l’intégration d’outils pour travailler encore mieux, plus efficacement et plus rapidement.
En outre, les processus de Design Thinking et la méthodologie de Design Sprint sont parmi les meilleurs moyens de mettre le tout en pratique. Démarches multidisciplinaires, collaboratives et créatives, elles alignent et inspirent les équipes à innover pour simplifier leur transformation numérique. Cependant, avec la distance qu’imposent les mesures sanitaires, le déroulement des ateliers issus de ces méthodes a dû être repensé.
Découvrez nos conseils.
Bref rappel
Le Design Thinking, une pratique empathique
Véritable processus participatif, le Design Thinking est une pratique regroupant l’empathie, la créativité, la cocréation, l’itération et le droit à l’erreur. Il peut être utilisé autant lors de réflexions complexes que lors de rencontres hebdomadaires. Son but est d’organiser la recherche de solutions innovantes centrées sur l’utilisateur. Les ateliers de Design Thinking comprennent entre autres une série d’exercices créatifs et collaboratifs afin qu’une équipe puisse s’aligner sur un objectif et proposer des solutions testables pour y répondre. L’intelligence collaborative permet ainsi de développer de nouvelles façons de penser. Bref, le Design Thinking est une méthode d’encadrement de l’innovation qui favorise la collaboration pour concentrer les efforts sur les besoins des utilisateurs.
Pour en savoir plus, découvrez notre article qui démystifie cette pratique.
Le Design Sprint, une méthodologie innovante
Le Design Sprint est une version beaucoup plus appliquée du Design Thinking. Il s’agit d’une méthodologie novatrice développée par Jake Knapp et les spécialistes UX de Google Ventures. Des entreprises telles que Google, Lego, Home Depot ou AirBnb utilisent déjà cette méthodologie pour faire innover leur organisation. Durant de 3 à 5 jours d’ateliers, des facilitateurs accompagnent l’organisation dans l’analyse des enjeux d’affaires et des besoins des utilisateurs. Par la suite, les ateliers réalisés durant ce sprint permettent de prioriser les projets et l’émergence d’idées innovantes.
« Les ateliers de Design Sprint permettent à nos clients de faire intervenir leurs équipes multidisciplinaires pour les aider à prendre de bonnes décisions stratégiques basées sur des faits et non des hypothèses. Cela permet également à nos clients de résoudre une problématique qui ne semble pas avoir de solution évidente! » — Sara Nicole, facilitatrice chez Libéo
Pour en savoir plus, c’est par ici
Les ingrédients et la recette
« Pour bien comprendre, le Design Sprint utilise les outils du Design Thinking. On peut dire que les deux processus sont « cousins » l’un de l’autre, mais ils ont des différences. Le Design Sprint comporte une séquence d’étapes tandis que le Design Thinking est un outil qui nous aide à exécuter ces étapes. Pensons à la fabrication d’un sushi. Dans ce cas, le Design Sprint serait la recette et le Design Thinking serait les ingrédients pour la préparer. » — Sara Nicole, facilitatrice chez Libéo
Les avantages de la distance
La distance occasionnée par la situation actuelle apporte son lot de défis, mais peut également être avantageuse. En effet, pour les équipes habituellement dispersées dans différentes villes, les ateliers à distance permettent de collaborer pour résoudre les problèmes rapidement. La possibilité de collaborer sur de longues distances est un plus! Cela permet également d’utiliser un processus éprouvé qui donne des résultats précis sans utiliser un budget additionnel pour l’hébergement, les déplacements, la location d’une salle ou la nourriture, par exemple.
« Il peut être difficile de travailler avec l’équipe idéale en raison des horaires chargés et parfois des différentes localisations des membres de l’équipe. Certaines entreprises ont la chance d’avoir les budgets nécessaires pour faire venir par avion leurs membres sur un seul site. Mais toutes ces problématiques tombent grâce à la possibilité de réaliser des Design Sprint et des ateliers de Design Thinking à distance. » — Sara Nicole, facilitatrice chez Libéo
Pour profiter des avantages de la distance, voici 10 de nos meilleurs pratiques pour mener des ateliers à distance.
Pratique no 1 : Être bien préparé.
Le travail de préparation est particulièrement important dans le cas d’atelier de Design Thinking ou d’un Design Sprint à distance. Une mauvaise organisation peut rapidement faire perdre un temps fou. Qui fera partie de l’atelier ? Combien de temps dureront-ils ? Dans quel endroit s’installer ? Quelle est la documentation à préparer ? Quels outils seront utilisés ? Beaucoup de choses sont à prévoir. Par exemple, il est important de se familiariser avec les nouveaux outils utilisés pour éviter les problèmes techniques au jour j. Il faut également arriver bien préparé aux ateliers.
« Le nombre d’imprévus possibles est multiplié quand on est à distance, alors il faut essayer de pallier cela par une bonne préparation. » — David Noreau, stratège en chef chez Libéo
Découvrez ce guide pour ne rien laisser au hasard!
Pratique no 2 : S’installer adéquatement.
L’installation adéquate pour le bon déroulement d’un Design Sprint ou d’ateliers de Design Thinking à distance n’est pas à négliger. Voici quelques conseils.
Une connexion optimale
La clé d’une bonne installation c’est d’abord et avant tout la connexion Internet. Veillez à tester votre connexion au préalable que vous soyez participant ou facilitateur. Il est même fortement suggéré de prévoir un réseau mobile si jamais la connexion Internet était interrompue. La plupart des réseaux 3G et 4G actuels prennent en charge la vidéoconférence à des niveaux acceptables.
Un endroit propice à la créativité
L’installation comprend également le lieu où vous serez pendant les ateliers. Il est préférable d’être dans pièce calme, confortable et bien éclairée. En effet, le bruit, l’écho et l’interruption des autres peuvent nuire à la créativité et à la concentration que demandent les ateliers. La lumière doit également être pensée pour permettre de bien vous voir à l’écran. Cependant, elle doit vous offrir également un éclairage adapté si vous avez à noter des idées ou dessiner des concepts.
Pratique no 3 : Travailler avec de bons outils.
Voici quatre outils essentiels pour bien mener vos ateliers lors d’un Design Sprint à distance:
Pour la visioconférence
Afin de pouvoir rassembler toute votre équipe dans une seule et même pièce, vous avez aurez besoin d’une salle de visioconférence. Ce n’est pas comme être en présence de ces collègues, mais la vidéo permet tout de même d’échanger fluidement entre les équipes. Plusieurs technologies existent pour la visioconférence : Zoom, Teams, Whereby, etc.
Pour le tableau blanc
Dans un Design Sprint, les tableaux blancs sont essentiels. Ils permettent de garder une trace de tout ce qui se passe durant les jours d’ateliers. Par chance, il existe des tableaux blancs en ligne ! Ces tableaux ont même un avantage intéressant : ils offrent un espace infini et un enregistrement permanent du Design Sprint en cours.
Voici les pour et contre des outils Mural et Miro
Pour les discussions d’équipe
Un outil de discussion d’équipe peut être très intéressant pour certains ateliers. En effet, la vidéo peut parfois être épuisante. De même, certains exercices nécessitent un moment pour y réfléchir individuellement. Pour garder l’équipe connectée même pendant ces périodes hors visioconférence, un outil de discussion en ligne est un incontournable. Slack, Basecamp et Mattermost sont des exemples de technologies pour avoir un clavardage en ligne.
Pour les tests utilisateurs
Il existe différents outils pour recruter des participants ou encore pour mener les entretiens. Pour bien effectuer des tests utilisateurs à distance, plus que les outils, il est important d’établir un lien avec le participant.
« Pour les tests utilisateurs à distance, il y a quelque chose de positif, car l’utilisateur est dans l’environnement de test idéal : le sien! Quand on fait les tests en personne, on introduit toujours un biais en lui fournissant du matériel dernier cri en entreprise. Là, il utilise ce qu’il utiliserait réellement pour visiter le site ou l’application. Une fois le souci technologique évacué, il y a quelque chose de sécurisant pour les participants d’être dans leur maison aussi. Il n’y a pas le stress lié à l’appropriation d’un nouvel endroit. » — David Noreau, stratège en chef chez Libéo
Découvrez l’ensemble des conseils de David, notre stratège en chef dans cette vidéo
Pratique no 4 : Faciliter avec des experts.
Une expertise en facilitation est essentielle. En effet, la distance oblige une animation très engagée due à la présence virtuelle. Les participants peuvent facilement devenir silencieux derrière leur caméra. Les facilitateurs doivent être capables de susciter la participation. Il peut être utile de parcourir les membres de l’équipe pour leur demander leur avis et de ne pas faire appel à une seule personne trop souvent. De plus, les experts en facilitation savent créer un rythme dans les ateliers et un momentum pour la créativité tout en offrant des pauses aux moments opportuns. Enfin, avec la pratique, les bons facilitateurs savent être conscients et sensibles à l’équipe en tout temps tout en ne perdant jamais de vue les objectifs de l’atelier.
Petit truc : Être deux facilitateurs présents lors d’un Design Sprint peut simplifier le déroulement en cas de soucis techniques ou autres problématiques à distance.
Découvrez notre article sur le rôle du facilitateur.
Pratique no 5 : Concevoir de bonnes équipes.
La constitution des équipes collaboratives à distance est importante pour assurer le bon mix. Pensez à mélanger les disciplines qui seront présentes dans l’équipe pour couvrir l’entreprise et obtenir des points de vue différents. De plus, il est intéressant d’équilibrer les types de compétences et les personnalités. Certaines personnes sont douées pour définir les problèmes, d’autres pour analyser ou encore pour déconstruire des idées. Certaines personnes s’expriment davantage alors que d’autres auront une personnalité tournée vers l’écoute. Bref, il est utile d’avoir des personnes possédant un mélange de compétences, d’expériences professionnelles et de personnalités.
Pratique no 6 : Communiquer en direct.
La vidéo en direct est un incontournable pour assurer une bonne communication durant les ateliers à distance. En effet, avec la vidéo il est facile de repérer si quelqu’un est désengagé ou perplexe durant une séance. Elle assure le lien direct de communication entre l’équipe et les facilitateurs en faisant office de face-à-face. La distance enlève le temps social non structuré qu’on retrouve habituellement au bureau. Ainsi, se doter de la vidéo aide à construire une meilleure collaboration et cohésion d’équipe pour les ateliers.
Petit truc : Il peut être intéressant pour tous d’avoir deux écrans durant les ateliers. Ainsi, il est possible voir simultanément les coéquipiers (sur un écran) et le tableau blanc ou la présentation (sur l’autre).
Pratique no 7 : Gérer les attentes.
La gestion des attentes de l’équipe est cruciale. La distance comporte son lot de défis : connexion lente, mauvaise image, mauvais son, difficulté à partager l’écran, etc. De plus, tous souhaitent avoir un bon retour sur investissement du temps mis dans les ateliers. Pour bien gérer les attentes, il est préférable que tous les membres de l’équipe s’entendent dès le début sur le résultat souhaité. Le résultat peut être un prototype, des pistes de solutions, une ligne du temps de la priorisation des projets, etc. L’objectif des ateliers n’est pas d’avoir un produit entier à la fin, mais bien de valider une vision et de gagner la confiance de l’équipe pour aller de l’avant. Ainsi, faire le point à plusieurs moments dans les ateliers permettre de valider que tous sont encore sur la même longueur d’onde et travaille dans la même direction.
Pratique no 8 : Organiser un horaire.
Soyez réaliste lorsque vous animez un atelier de Design Thinking ou un Design Sprint. Prévoyez un temps pour des pauses pour collationner et recentrer l’énergie de tous. Testez au préalable les outils afin d’éviter de perdre du temps pendant les ateliers. Il est important aussi de calculer précisément la durée de chaque tâche que vous souhaitez accomplir. Ne soyez pas trop optimiste lorsque vous estimez cette durée. En effet, il est préférable d’avoir plus de temps parce que les problèmes techniques sont fréquents.
« À chaque atelier, on a toujours au moins un petit souci technique alors il faut prévoir un moment supplémentaire pour rendre le tout fonctionnel. Une bonne façon de pallier le problème est de prévoir 10 minutes, 1 ou 2 jours avant l’atelier pour tester les postes de travail de chacun (et briser la glace par le fait même!). » — David Noreau, stratège en chef chez Libéo
Pratique no 9 : Avoir du plaisir.
Tout l’aspect social du travail manque à beaucoup de gens depuis les exigences de confinement et de distanciation sociale. Il est d’autant plus important d’essayer de trouver des moments pour que votre équipe éprouve du plaisir à participer et collaborer dans les ateliers. L’écoute, la confiance et la vision partagée contribuent à créer un climat agréable. De plus, il est prouvé que les équipes sont beaucoup plus performantes si elles éprouvent une réelle motivation et du plaisir dans ce qu’elles accomplissent.
Pratique no 10 : Évaluer la conduite des ateliers.
C’est une bonne initiative de recueillir les commentaires de l’équipe afin d’identifier les pistes d’amélioration pour les prochains ateliers à distance. En effet, la rétroaction est une part essentielle de la pratique du Design Thinking et de Design Sprint à distance. Le meilleur moment pour le faire est tout juste après la fin, car tout sera encore frais en mémoire. Par exemple, si vous avez eu plusieurs soucis techniques dus à la distance, il peut être opportun de discuter des raisons pour lesquelles ils se sont produits et de comment éviter que cela se reproduise.
Petit truc : Avant vos ateliers, préparez un court sondage en ligne anonyme et envoyez le lien aux participants juste après la réalisation de ceux-ci. Proposez à l’équipe de laisser des commentaires aussi pour obtenir des conseils pour les prochaines séances.
Chez Libéo, nous appliquons les principes du Design Thinking pour vous aider à mettre en place des stratégies numériques qui simplifient votre transformation numérique. Parce que nous croyons qu’une problématique amène à la fois une opportunité, nous avons mis en place un système en ligne permettant la réalisation d’ateliers en cocréation de qualité malgré le confinement et la distanciation obligée. Nous avons même, depuis le début de cette crise, effectué plus d’une quinzaine d’ateliers, dont plusieurs avec des individus de partout dans le monde. Si vous êtes intéressés du confort de votre foyer ou de votre bureau, à participer à toute cette cocréation, contactez-nous.
