Voyez comment, à l’aide d’un Design Sprint stratégique, Libéo a accompagné l’entreprise Doyon Després dans un travail de réflexion en amont du développement de solutions technologiques à mettre en place. Le sprint réalisé a permis de dresser une planification à long terme de leurs projets numériques.
Le portrait de Doyon Després
Doyon Després est une entreprise spécialisée en équipement, outils et accessoires de cuisine pour les professionnels comme les passionnés. À l’automne 2017, les deux grandes entreprises Doyon Cuisine et Després Laporte ont conclu une entente de fusion. Maintenant, ils forment une seule et même entité pour ainsi devenir le leader incontesté du marché québécois. Par ailleurs, la mission de l’entreprise est d’offrir aux professionnels éclairés et aux amateurs passionnés les meilleurs équipements de cuisine. Aujourd’hui, Doyon Després compte plus de 200 employés à travers la province de Québec. De plus, l’entreprise possède 7 succursales munies d’une salle de montre et d’un entrepôt. Sans compter que son site Web transactionnel offre des produits autant pour une clientèle commerciale que résidentielle.
Le mandat
Initialement, l’entreprise Doyon Després est arrivée avec ces ambitieux objectifs :
- Comment parvenir à une augmentation importante des revenus en ligne?
- Suite à la récente fusion, comment jumeler Doyon et Després pour rendre l’entreprise optimale?
- Comment demeurer un leader dans son industrie?
Le Design Sprint stratégique était tout désigné pour accompagner l’équipe Doyon Després dans la compréhension de ses besoins. En effet, il pouvait mettre en lumière une planification stratégique et des solutions personnalisées qui offriraient une expérience à valeur ajoutée pour leurs utilisateurs. Pour arriver à un plan numérique sur trois ans, il a d’abord fallu se pencher sur les questions suivantes :
- Quelles sont les problématiques importantes que nous devons résoudre?
- Où perdons-nous de l’argent?
- Où avons-nous le plus à gagner?
- Quelles opportunités nous donneront le meilleur retour sur investissement?
- Comment l’innovation peut nous pousser plus loin et nous faire rayonner?
Qu’est-ce qu’un Design Sprint stratégique ?
Basé sur la méthode de Design Sprint, le Design Sprint stratégique consiste en une approche innovante et créative. Il permet de prendre des décisions stratégiques majeures. Dans la même idée, il aide à définir les orientations numériques à préconiser pour une entreprise. Il force, de plus, les équipes à rapidement comprendre tous les éléments numériques qui font partie intégrante de leur univers technologique. Dans un tel sprint, toute l’équipe travaille ensemble pour établir des bases solides, déterminer les objectifs stratégiques à atteindre et prioriser les projets pour répondre aux besoins de sa clientèle. Bref, la pensée sprint permet d’avoir une vue d’ensemble stratégique des enjeux, problèmes, objectifs et opportunités que le numérique apporte à une entreprise.
« Nous avons pris part à un Design Sprint stratégique avec l’équipe de Libéo. Cependant, nous ne savions pas à quoi nous attendre puisque nous en étions tous à notre première expérience dans ce type d’activité. Nous avons été agréablement surpris par cette méthode à la fois bien structurée et encadrée par l’équipe de Libéo. Les résultats qui en sont ressortis répondent précisément aux différentes problématiques identifiées dans notre entreprise. Il ne nous reste qu’à les traiter ! »
─ Stéphanie Cloutier, directrice marketing chez Doyon Després.
Les jours d’ateliers
Framing – Débuter solidement le processus
En premier, l’étape importante est le framing. Elle permet en effet de débuter solidement le processus de positionnement. En plus, elle vient préciser le cadre de travail du Design Sprint stratégique. Habituellement, cette étape se vit avec les membres de l’équipe exécutive de l’organisation soit « les décideurs ». Ceux-ci s’assure ainsi d’avoir une seule et même vision. Guidés par le facilitateur, les décideurs ont donc pris le temps d’analyser et de bien comprendre le contexte dans lequel se trouvait Doyon Després.
Dans un premier temps, le groupe a effectué une analyse SWOT afin de cerner les enjeux internes ainsi que ceux des clients de Doyon Després. Par ailleurs, l’équipe a dresser une liste des forces majeures et des difficultés de leur organisation. Par la suite, les décideurs ont passé en revue l’ensemble des concurrents de l’entreprise. Enfin, avec l’aide des facilitateurs, ils les ont classés en termes de valeurs et de prix.
Les décideurs ont également catégorisé les problèmes vécus au sein de l’organisation en quatre catégories : complexes, compliqués, simples ou chaotiques. Cet atelier a permis de cerner les problèmes prioritaires à résoudre. Par la suite, les facilitateurs ont amené les décideurs de Doyon Després à définir leurs utilisateurs. Ils ont ainsi pu dessiner le parcours client afin de lister tous les impacts possibles tels que les pertes monétaires, les sentiments, les frictions ou encore les pertes de temps.
Le but de cette journée était de faire émerger les opportunités majeures. De plus, notre équipe a pu apprendre sur le contexte de l’organisation afin de cerner l’objectif principal de la planification stratégique : vendre davantage.
Jour 2 et 3 – Comprendre les besoins et explorer les opportunités
Le travail en cocréation lors des ateliers séquentiels d’un Design Sprint est notamment une manière de trouver de nouvelles idées, sans barrière et sans jugement. Sur une période de deux jours, de manière structurée et concrète, nous avons étudié chaque opportunité. Ainsi, l’idée était de mieux les définir, de les clarifier et de permettre à toute l’équipe d’avoir une vision commune de chacune d’elle.
- Ces opportunités touchent à quoi dans notre organisation ?
- Ces opportunités touchent qui dans notre organisation ?
- Quels sont les impacts collatéraux de ces opportunités ?
- Comment nous allons effectuer la gestion de changement ?
Ainsi, ces deux journées ont permis d’imaginer les meilleures solutions et de faire tomber les idées préconçues. En effet, tout le monde est amené à sortir de sa zone de confort et à briser les silos. Le but est de travailler ensemble pour trouver des solutions. Les bonnes pratiques et les idées de chaque secteur de l’entreprise sont donc mises en commun. Enfin, les participants ont été amenés à « sketcher » leurs solutions de rêve puisque le sketch permet de ramener dans la réalité, dans le concret, les idées imaginées.
Bref, les opportunités qui sont ressorties dans le cadre du Design Sprint stratégique avec Doyon Després sont les suivantes avec leurs gains respectifs :
Jour 4 – Analyser et planifier les opportunités
Cette journée de planification a servi à soulever les interdépendances, à diviser les opportunités en micro-opportunités et à les catégoriser. À partir de là, les opportunités sont déclinées en différents projets priorisés selon leurs impacts (financiers, temps, ROI, etc.). Ces projets se sont ensuite échelonnés en phases afin d’avoir une idée de la chronologie à adopter pour le futur et une définition de l’envergure en termes de portée, de budget, de changements nécessaires et de responsabilités.
- Quel est le projet qui aura le meilleur impact pour l’organisation?
- Laquelle des initiatives aura le plus grand retour sur investissement?
- Quelle innovation permettra davantage de faire rayonner l’entreprise ?
- Est-ce qu’il existe une meilleure avenue pour parvenir à tous les réaliser ?
Tous ces éléments permettent la construction d’une ligne du temps.
En parallèle, il fallait effectuer quelques analyses pour déterminer les technologies existantes au sein de l’entreprise et les technologies ciblées pour chacune des opportunités. De même, il fallait dresser le périmètre du projet, c’est-à-dire : le contexte, la stratégie d’affaires de celui-ci, ses objectifs spécifiques, les contraintes, les risques et les hypothèses de solution. Ce sont ces différentes analyses qui ont permis de présenter l’envergure de chacun des projets.
Jour 5 – Présenter et ajuster la planification stratégique
Enfin, la dernière journée a été réservé pour la présentation à l’équipe de Doyon Després d’une planification stratégique complète. En effet, nous avons validé et consolidé la ligne du temps préalablement construite suite aux votes de chacun. De plus, nous y avons ajouté les ajustements nécessaires selon leur réalité quotidienne et la disponibilité des ressources (temps, argent, humains). À la fin du dernier atelier, Doyon Després avait une idée claire du chemin à emprunter et de la direction que doit prendre l’organisation à court et moyen terme avec, en main, les sketchs des solutions retenues.
Les résultats
En quelques ateliers avec l’équipe de Doyon Després, nous avons été en mesure de définir des priorités, de générer des idées novatrices pour atteindre les objectifs et cibler les bons projets, et ce, pour avoir le plus rapidement possible un retour sur investissement. Surtout, l’entreprise s’est créé une vision commune qui va leur permettre d’atteindre leur objectif principal : générer plus de ventes. Sans compter qu’elle a maintenant, en main, une vision de l’envergure de ses projets et sait précisément quoi faire, quand le faire et comment le faire grâce à un plan d’action, une architecture technologique, un échéancier et un budget.
La planification stratégique numérique de Doyon Després comprend :
- L’objectif global
- Les principales opportunités détaillées
- Les solutions à mettre en place afin d’atteindre les objectifs d’affaires ciblés
- La liste des projets potentiels projetés sur une ligne du temps
- Une description haut niveau des projets
- Une segmentation des projets par priorité
- L’envergure approximative de l’investissement nécessaire (budget et durée) par projet
- Une architecture technologique haut niveau de l’écosystème nécessaire
- Un document résumé des travaux effectués en ateliers
« En se concentrant sur nos objectifs, nous avons pu nous doter d’une vision commune. Le Design Sprint nous a permis de créer une forte adhésion au sein de l’équipe. J’ai pu mieux comprendre et me rallier aux différentes idées de mes employés. En tant que dirigeant, mon temps est compté et j’ai apprécié l’efficacité de la méthode et le chemin qu’elle nous fait parcourir en si peu de temps. »
─ Michel-Luc St-Pierre, directeur général
