Rêvez-vous que tout ce dont vous avez besoin au bureau soit réuni sous une même plateforme? C’est possible grâce à un intranet performant! L’intranet est, par définition, une plateforme numérique interne qui permet de soutenir les processus et le partage d’information au sein d’un espace dont l’accès est restreint à un groupe défini (souvent, les employés d’une même entreprise). Il devient une plateforme collaborative lorsqu’il intègre pleinement toutes les applications, les portails et les outils de l’organisation en une seule interface dynamique. Pour vous aider dans la refonte de votre intranet, tentons de décortiquer les fonctionnalités essentielles de celles plus spécialisées pour vous créer un environnement de travail numérique efficace.
1. Votre intranet doit répondre à ces 5 objectifs
- Augmenter la productivité de vos équipes
- Faciliter la communication et la diffusion d’informations
- Permettre la gestion des connaissances
- Répondre aux besoins des différents métiers au sein de votre entreprise
- Effectuer la gestion du backoffice (activités de soutien, de contrôle, d’administration d’une entreprise)
Bref, il vient simplifier la vie des utilisateurs au sein de votre entreprise et apporte de nombreux bénéfices!
2. Votre solution facilite les tâches quotidiennes des employés
Grâce à l’intranet, vos employés ont accès à un ensemble d’applications spécifiques selon le poste occupé et les droits d’accès qui y sont liés. Votre solution intègre, par exemple, votre CRM pour l’équipe marketing, vos fonctionnalités RH, la paie, les factures, le support informatique ou encore, les projets. Une authentification centralisée de type SSO (Single Sign On) va permettre d’intégrer ses identifiants une seule fois, sans avoir à les ressaisir à chaque changement d’outil.
N’oubliez pas cependant que pour faciliter les tâches quotidiennes, un intranet performant a besoin d’être gouverné. Avez-vous songé à mettre en place un comité qui veille à faire avancer l’intranet dans «le bon sens»? Vous vous assurez ainsi du respect des normes et des orientations définies en lien avec les objectifs de votre entreprise.
Découvrez notre article sur l’importance de la gouvernance des données qui peut vous être utile pendant la refonte de votre intranet.
3. Votre plateforme permet de connecter vos outils de façon unifiée
Connecter à l’intranet les outils existants de votre entreprise tels que votre gestion des ressources (ERP), votre gestion de la relation client (CRM), votre comptabilité, votre commerce en ligne et tous vos outils de communications d’équipe est une priorité. Vous pouvez aussi intégrer les agendas ou les calendriers qui doivent pouvoir être consultés par tous, l’accès aux organigrammes, la recherche dans l’annuaire, ou l’accès à un référentiel de compétences, par exemple.
L’écosystème créé entre les outils et l’intranet permet de mieux gérer les notifications et d’accélérer la diffusion de l’information dans votre organisation. En connectant ainsi vos outils déjà en place, vous facilitez par le fait même l’acceptation de l’intranet auprès des utilisateurs, et donc, vous gagnez des points auprès des employés plus frileux aux changements. Ce n’est pas rien!
Si vous envisager la refonte de votre intranet, découvrez ici une liste de fonctionnalités inspirantes!
4. Il fournit un emplacement centralisé de stockage pour faciliter l’accès aux informations de l’entreprise
Grâce à votre intranet, les informations peuvent être rangées et partagées sur la même plateforme de manière fluide et organisée. Chaque employé pourra, par exemple, accéder aux formulaires importants et aux informations dont il a besoin pour accomplir ses tâches quotidiennes. De même, c’est fini l’époque des contenus devenus obsolètes! Les documents mis en ligne sur un système d’intranet performant sont facilement téléchargeables, accessibles et simples à utiliser, grâce à une plateforme commune.
Chacun de ces documents, informations ou images peut être mis à jour à travers tout le système. L’intranet peut, idéalement, proposer des fonctionnalités évoluées telles que la gestion des versions, l’annotation des documents, l’évaluation des fichiers… Ce sont tous des éléments pour qu’il demeure donc pertinent et utile à vos équipes!
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5. Votre solution est à l’image de votre entreprise
Saviez-vous que l’intranet véhicule votre marque employeur? En effet, votre plateforme peut se personnaliser à l’image de votre entreprise. Elle vous permet d’éduquer vos employés sur la mission, la vision, les objectifs et les valeurs de votre organisation. Un système, comme un intranet performant, rassemble les employés autour d’une collaboration quotidienne. Chaque employé peut créer son profil qui répertorie ses compétences, ses projets ou son horaire. Vous pouvez donc utiliser votre intranet pour rechercher des collègues avec qui discuter, échanger des idées, collaborer sur des défis communs, proposer votre aide et établir de nouvelles relations.
De plus, il est un excellent outil pour faciliter l’arrivée de nouveaux employés (onboarding). La solution mise en place vient faciliter la prise de connaissance des procédures, les démarches et méthodologies internes, les outils, l’ensemble des référentiels, etc. Elle accompagne donc le p’tit nouveau dans ses récentes fonctions.
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6. Il offre une expérience utilisateur accessible et simple
L’intranet de votre entreprise est un outil qui doit s’intégrer dans le quotidien de vos équipes, d’où l’importance de faire participer ses employés dans le développement et l’évolution de la solution. Elle doit offrir des interfaces utilisateur faciles à naviguer, agréable et pratique à utiliser chaque jour. Avez-vous pensé utiliser des menus déroulants, des boutons ou des sections de pages? Vos équipes ne doivent pas passer un temps fou à essayer de comprendre comment utiliser votre tout nouveau Intranet performant.
N’hésitez pas à les consulter pour connaître leurs besoins et les problématiques qu’ils rencontrent. De même, tentez de recueillir des améliorations possibles et souhaitées selon les différents départements de votre organisation. Vous devez sonder vos usagers tout au long des phases de conception des interfaces de votre intranet. De cette façon, il accompagne et valide les choix fonctionnels et ergonomiques de la solution. En faisant participer les usagers, vous êtes en mesure de mieux cibler et d’ajuster les besoins au fur et à mesure. En cas de refonte de votre intranet, c’est une étape primordiale!
Comment s’assurer que votre intranet corresponde à vos utilisateurs? Découvrez cet article de Forbes.
7. Votre Intranet est composé d’une structure de contenus logique où il est facile de se repérer
Pour améliorer l’expérience utilisateur, l’information doit aussi être organisée, structurée, autour d’une arborescence, de groupes, de rôles, etc. Vous le savez, les besoins en informations et en communications fluides sont toujours les attentes no 1 de vos utilisateurs quand il s’agit d’une plateforme collaborative. Pour ce faire, vous pouvez utiliser différents outils afin d’organiser vos contenus tels que des gabarits, des catégories, des groupes éditoriaux et alouette!
Dans cette même logique, l’intranet doit permettre de s’abonner à des thématiques d’information. Il peut aussi proposer un mur de nouvelles, sur le modèle des réseaux sociaux, où l’on peut s’abonner à des groupes. Pour faciliter l’organisation, la fonction cruciale de l’intranet c’est son moteur de recherche! Il va permettre à tout coup de retrouver les ressources qui peuvent être des pages, des articles, des images, des vidéos, des fichiers, etc. Pour intégrer une solution de recherche, tout dépend de la quantité et de l’homogénéité des contenus référencés.
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8. Votre plateforme propose une interface utilisateur personnalisable
Il est important d’avoir un intranet personnalisable pour que vos employés puissent créer l’espace de travail numérique qui leur convient. Vous pouvez personnaliser le profil d’usager (ses besoins et sa fonction) les contenus visibles, les fonctionnalités, voire l’interface. Ainsi, vos employés ont accès à une page d’accueil, des raccourcis et une organisation du contenu qui répond vraiment à leurs besoins. Vous devriez donc réfléchir à ce qui doit (ou non) être personnalisé lors d’une éventuelle refonte de votre intranet !
Le tableau de bord personnalisé de son intranet permet ainsi l’accès à des contenus spécifiques. De même, pour de grandes entreprises, la personnalisation offre la possibilité de géolocaliser les communications et ainsi cibler en fonction des préférences linguistiques et régionales des employés. Votre entreprise est-elle en pleine croissance? L’intranet devient un outil essentiel pour la cohésion au sein de vos équipes pendant l’expansion.
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9. L’intranet de votre entreprise existe en application mobile
Gardez en tête que votre intranet est conçu pour faire basculer votre entreprise dans l’ère numérique. En application mobile, il offre donc des fonctionnalités instantanées à vos équipes. Elles peuvent, par exemple, rester connectées à tout moment pour terminer leurs tâches ou participer aux conversations. Il est possible également d’envoyer des notifications pour s’assurer des dernières informations cruciales.
Votre application mobile devrait fournir un accès complet au système intranet depuis le cellulaire ou la tablette de vos employés dans une interface conviviale et réactive. Pour cet aspect, profitez de la refonte de votre intranet pour y songer! L’évaluation de votre présence sur mobile pourra être réalisée à ce moment-ci.
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10. Votre solution est ludique
Votre plateforme peut aussi sortir du cadre strictement professionnel, en proposant des petites annonces, des forums, des adresses locales, ou la création de sondages. Elle sert alors à unir les employés par le biais de la reconnaissance des employés, d’activités en dehors du bureau et de la promotion des relations internes. Si vous en faites le choix, votre intranet peut intégrer des fonctionnalités semblables aux réseaux sociaux tels que les commentaires, les « j’aime » et les @mentions.
De plus, la ludification (couramment désignée par l’anglicisme gamification) peut être très intéressante pour stimuler l’engagement de vos équipes. Attribuer des points et des badges pour des réalisations spécifiques telles que le partage de connaissances ou la contribution à l’intranet de l’entreprise ou encore des classements pour montrer les performances des personnes et des équipes sont des exemples d’approches ludiques pour souligner les belles initiatives. Cette dimension informelle est importante, car elle va permettre à chacun de s’approprier l’outil, et de participer à la production du contenu.
Pourquoi ne pas utiliser les mécanismes du jeu pour favoriser l’adoption suite à la refonte de votre intranet? Retrouvez quelques conseils ici!
Bref, l’intranet est un véritable outil interactif qui permet d’améliorer la collaboration, de gagner en efficacité et d’éviter la déperdition d’information. Souhaitez-vous doter votre entreprise d’un intranet ou voulez-vous revoir et améliorer votre plateforme? Contactez-nous.
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