Comme tout produit, les solutions numériques ont un cycle de vie avec une fin. Lorsque c’est le cas, il devient important de les changer pour être sûr de ne pas perdre en efficacité dans son organisation. Quand doit-on vraiment le faire? Qu’est-ce qui doit déclencher cette prise de décision? Dans cet article, on prend le temps de vous éclairer pour que vous puissiez déterminer si vos logiciels et systèmes doivent être changés ou non.
Le cycle de vie des solutions numériques
Votre écosystème numérique évolue et il a un cycle de vie qui lui est propre. Chacun des outils, logiciels, applications, connecteurs ou systèmes qui le composent est sujet à la désuétude technologique. En fait, ils passent tous par ce fameux cycle de vie que voici:
Cycle de vie du service numérique – Adaptation de EcoConception.fr
Comme on peut le voir, ce cycle de vie peut être découpé en 4 grands moments:
- La création de l’outil (conception, réalisation et déploiement)
- Son utilisation par les utilisateurs (administration, utilisation)
- Sa mise à jour et son évolution (maintenance)
- La décision de remplacement l’outil (fin de vie)
Si vous avez dans votre entreprise un outil numérique, c’est que vous êtes forcément passé par la première étape. Peut-être même êtes-vous actuellement à l’étape de maintenance. Mais force est de constater qu’un jour, vous devrez réfléchir au point 4. Dans cet article, nous allons vous donner les clés pour déterminer ce que vous devez faire une fois arrivé à ce moment-là.
Gestion du cycle de vie applicatif
La gestion du cycle de vie applicatif ou application lifecycle management (ALM) consiste à la mise en place de pratiques et procédures permettant de gérer une application ou un logiciel, de sa planification initiale (conception) jusqu’à son retrait (fin de vie). Implanter des pratiques d’ALM dans votre organisation est donc un moyen stratégique de gérer le cycle de vie de vos outils et donc, de planifier le plus en amont possible les budgets et les échéanciers qui vous seront nécessaires pour ne jamais avoir entre les mains des outils trop désuets.
Le rôle du DevOps dans la gestion du cycle de vie applicatif
Cette pratique est bien souvent liée au rôle du DevOps dont on entend de plus en plus parler. Un DevOps est une personne qui réunit à la fois des compétences en développement (dev) et en exploitation système (ops). Dans de nombreuses entreprises, il n’est pas rare de trouver ce profil puisque cela permet d’avoir une continuité entre le développement et la maintenance, tout en minimisant les ressources humaines nécessaires. Ainsi, si vous souhaitez mettre en place une meilleure gestion du cycle de vie de vos solutions, c’est un rôle clé que vous devriez penser à nommer ou embaucher.
La mise en place d’une gestion AML vous demande aussi certains outils. Vous devez en effet pouvoir visualiser votre écosystème, ses fonctionnalités et retracer toutes les activités que vous avez faites sur ce dernier. Si c’est toutefois un pôle de dépenses que vous souhaitez éviter, un simple fichier Excel vous permettra au moins de lister vos suivis.
Exemple d’un outil de gestion AML – Visuel de Inflectra
L’obsolescence programmée, une problématique réelle?
Il arrive que le cycle de vie de vos outils ou logiciels vous paraisse très court. À l’image de votre machine à café, de votre laveuse ou de votre télévision, certains logiciels connaissent de l’obsolescence programmée. C’est ce qui se produit lorsque des techniques sont mises en place par le fabricant afin de diminuer la durée de vie. Ainsi, il accélère les achats par le renouvellement obligé. En outre, les logiciels d’entreprise ne sont pas épargnés!
L’accélération des mises à jour, la suppression de fonctionnalités dans certaines versions ou des incompatibilités qui apparaissent du jour au lendemain… l’obsolescence programmée des logiciels est un vrai sujet d’actualité. D’autant plus que cela entraîne plusieurs considérations environnementales. Pour l’éviter, la première stratégie reste de bien choisir ses outils numériques en misant sur des partenaires de confiance.
Cependant, qu’elle soit ou non programmée, l’obsolescence reste quelque chose de naturel qui touchera tôt ou tard tous vos outils numériques. Mais il ne faut pas penser qu’elle proviendra seulement des capacités technologiques de ces derniers! Elle peut en effet venir de l’esthétique même de vos outils et de leurs difficultés à s’inscrire dans les codes du moment et dans les attentes d’expérience utilisateur (UX). Il est donc important de se poser les bonnes questions!
Les bonnes questions à se poser
Vos solutions numériques répondent-elles à vos besoins d’affaires?
Le premier signe qui présage que votre logiciel ou système est arrivé en fin de vie est son incapacité à répondre à vos besoins stratégiques. Voici quelques questions à vous poser:
- Avons-nous l’impression de perdre beaucoup de temps dans nos manipulations?
- Sommes-nous bloqués dans nos idées à cause des incapacités de notre outil?
- Avons-nous des difficultés à synchroniser les données de notre entreprise?
- Pensons-nous que nos solutions de stockage sont saturées ou sur le point de l’être?
- Prenons-nous nos décisions stratégiques et tactiques grâce à nos outils?
- Existe-t-il des sphères qu’on ne peut mettre en place, comme la gestion des données?
- Pouvons-nous encore faire des mises à jour sur nos outils?
- Quelles sont les tâches quotidiennes qui sont freinées par les faiblesses de l’outil?
- Arrivons-nous à communiquer efficacement auprès de toute l’entreprise?
- Sommes-nous capables de planifier au mieux nos ressources ou est-ce complexe?
Si vous avez plusieurs réponses négatives, c’est qu’il est peut-être le temps de remettre en doute la pertinence de vos outils dans votre quotidien. Bien entendu, vous pouvez contester son utilité sur de nombreux autres éléments en lien avec votre contexte.
Prendre de meilleures décisions face aux changements
De même, un changement opérationnel peut aussi provoquer la désuétude de vos outils. Par exemple, vous avez décidé de développer une section de commerce en ligne. Peut-être que votre logiciel de suivi n’a pas la capacité de continuer à vous aider dans votre planification logistique? Le contexte de votre entreprise a donc un impact évident sur le niveau d’utilité de vos solutions!
Il ne faut jamais oublier qu’un outil d’entreprise a pour mission de vous aider à prendre de meilleures décisions. Son incapacité peut freiner votre développement et continuer à injecter de l’argent dedans ne maximise en rien votre retour sur investissement (ROI).
Vos solutions numériques sont-elles efficaces?
Peut-être que votre logiciel continue de vous permettre de prendre de bonnes décisions mais, maximise-t-il ce temps de réflexion? Là est la question de la performance et notamment, de la robustesse et de l’exactitude de votre solution. Vous devez donc valider la qualité logicielle de votre outil en mesurant ces éléments:
- Capacité fonctionnelle : capacité à respecter vos besoins
- Fiabilité : capacité à résister aux erreurs de l’utilisateur ou de services externes
- Facilité d’utilisation : capacité à être facile et simple pour les utilisateurs
- Performance : capacité à être robuste, stable, rapide et efficient
- Maintenabilité : capacité à respecter les standards de qualité et d’évolution
Pour bien fonctionner, votre solution doit être robuste c’est-à-dire qu’elle doit démontrer une stabilité dans sa performance. Les temps de réponse, la disponibilité du système indépendamment des contextes et de la capacité de montée en charge sont des aspects essentiels que vous pouvez vérifier à l’aide de tests. Nous vous en présentons plusieurs un peu plus loin.
Bref, en plus de vous aider à prendre des décisions, vos outils doivent aussi vous permettre de gagner en efficacité. L’atteinte de cet objectif est donc un élément essentiel qui peut vous indiquer où se situent vos solutions dans leur cycle de vie.
Vos solutions sont-elles sécuritaires?
La sécurité est un enjeu de plus en plus croissant dans les entreprises. Nul doute que vous devez contester vos outils numériques sur ce point ! Pour vous aider, gardez à l’esprit que deux critères de sécurité sont essentiels à valider:
- La protection contre les tentatives d’accès non autorisé de tiers
- La protection en termes d’audit et de contrôle des utilisateurs
Si vos outils ne cochent pas pleinement ces deux éléments, c’est que vous devez penser à les changer… car on ne joue pas avec la sécurité! D’une part, parce que cela vous met en danger d’un point de vue stratégique. Vous n’aimeriez pas que vos concurrents découvrent vos prochaines stratégies! D’autre part, cela vous met aussi en danger d’un point de vue financier. Si vos outils sont vulnérables et qu’ils venaient à être piratés et détruits, vous allez devoir rapidement reconstruire votre écosystème numérique pour le bien de vos affaires courantes. Enfin, cela vous met aussi en danger au regard de la loi. Car oui, dans la question de la sécurité, il y a aussi le sujet de la réglementation. Il se pourrait que certains de vos outils de longue date ne soient plus en adéquation avec les lois sur la protection des consommateurs et des données personnelles… C’est notamment une réflexion que vous devriez engager dans votre gouvernance de données.
Comme on dit : « la sécurité est l’affaire de tous »! Et tous… c’est aussi vos outils! Un bon indicateur de désuétude réside dans leurs failles sécuritaires. Ne passez surtout pas à côté de cette évaluation.
Vos solutions numériques sont-elles conformes à votre image?
Nous l’avons mentionné un peu plus tôt, l’obsolescence de vos outils peut aussi provenir de l’esthétique de ces derniers. Au-delà du sujet de l’expérience utilisateur sur lequel nous reviendrons plus tard, il y a aussi celui de votre image de marque. Pour les outils qui sont directement liés à vos clients, fournisseurs ou partenaires, il est important qu’ils soient alignés avec votre stratégie d’entreprise et donc, avec vos tactiques marketing. Votre écosystème numérique peut en effet être une prolongation de votre expérience client. Vous devez donc vous assurer que votre positionnement et votre image de marque y soient bien représentés.
Vous pouvez profiter de la période de planification de votre plan marketing annuel ou de vos stratégies de communication pour contester vos outils numériques. Si vous vous rendez compte que votre site, par exemple, n’est plus en adéquation avec ce que vous souhaitez véhiculer, vous pourriez alors envisager une refonte visuelle ou complète de ce dernier.
Ne pas avoir peur de tester
Pour la plupart des questions précédentes, il vous faudra mettre en place des tests pour y répondre. On passe ici en revue les plus importants avec vous.
Cette section est aussi importante dans le contexte où vous pourriez être amené à subir un audit sur vos logiciels. Dépendamment de votre industrie, les autorités pourraient vous le demander. Tester vos solutions vous permettra de faire de manière proactive les vérifications qui pourraient vous être demandées dans un audit.
L’audit de performance applicative
L’audit de performance applicative vise à mesurer les performances d’une solution numérique en réalisant plusieurs tests et vérifications. Voici quelques tests à envisager:
- Audit de code
- Test de robustesse
- Test de performance et de charge
Faire un audit du code de ses applications, c’est évaluer la qualité de ce dernier. C’est le moment où vous vérifiez le nombre de commentaires, la quantité de doublons, les parties de code inutiles ou encore la complexité des algorithmes. En fait, vous vous assurez que votre code ne soit pas un vecteur de problèmes dans la performance de vos outils.
Par la suite, vous pouvez tester la robustesse de votre solution. Ce test vous permet de vérifier l’étanchéité des informations qui y sont inscrites. En d’autres termes, vous allez chercher à valider ces différents points:
- Chiffrement des supports de stockage
- Robustesse de l’authentification
- Verrouillage de l’accès au BIOS
- Mises à jour des systèmes
- Fonctionnement de dispositifs d’auto effacement après un vol
- Protection de l’accès à toute ressource sensible
Tester la robustesse doit aussi s’accompagner de tests de performance. Ces tests permettent de déterminer la bonne exécution en mesurant le temps de réponse d’une plateforme. Vous pouvez le coupler avec un test de rendement qui vous permet de déterminer la bonne exécution du système par rapport au temps de réponse selon la sollicitation des utilisateurs. Enfin, un test de charge peut aussi être mené pour mesurer le comportement de votre outil par rapport à la charge simultanée d’utilisateur.
Plusieurs outils libres (open source) peuvent vous permettre de réaliser ces tests, comme Gatling ou Jmeter. Si vous n’avez pas d’équipe à l’interne capable de mener ces tests, le mieux reste de collaborer avec une partenaire numérique qui pourra vous aider à les réaliser, mais aussi à les analyser et à mettre en place les améliorations qui en découlent.
L’ingénierie du chaos
Pour tester la résistance de vos solutions numériques, vous pouvez aussi avoir recours à ce que l’on appelle l’ingénierie du chaos (chaos engineering). Cette méthode pousse vos solutions en provoquant des perturbations imprévues pendant son fonctionnement. Vous êtes alors en mesure de voir quelles sont les failles et faiblesses de votre outil, ainsi que ses limites. Cela peut vous aider à mettre en place un protocole d’amélioration ou à valider le niveau de désuétude technologique.
Les tests utilisateurs
Enfin, vous pourriez aussi décider de changer vos outils si ceux-ci n’optimisent pas l’expérience utilisateur (UX/UI) dont vous avez besoin. Cependant, ne pensez pas que cela touche uniquement votre site Internet! Tous vos outils doivent maximiser l’expérience utilisateur pour assurer qu’ils sont utilisés de manière performante. Ces tests vous permettent alors de:
- Valider la catégorisation des informations sur vos interfaces
- Confirmer que la navigation sur l’outil est la plus simple et optimale
- Vérifier que les fonctionnalités sont utiles et utilisées correctement
- Adopter des modifications dans les textes et les contenus pour les améliorer
- Vérifier que le visuel fonctionne adéquatement et maximise l’expérience
Pour mener un test utilisateur, vous devez préparer des scénarios avec des tâches à effectuer. Vous allez ensuite demander à des participants de réaliser ces tâches, tout en les observant et en leur posant des questions sur leurs impressions.
Découvrez ici toutes les bonnes pratiques pour mener des tests utilisateurs.
Les tests A/B et les critères de Bastien et Scapin
Si vous n’avez pas les ressources pour mener ces tests, nous vous conseillons de vous tourner vers un partenaire numérique. Nous vous recommandons d’ailleurs de réaliser ces tests à des fréquences intéressantes dans le cycle de vie de vos outils.
Mis à part les tests utilisateurs, d’autres évaluations peuvent aussi vous permettre de valider l’expérience utilisateur et l’esthétique de vos outils. Par exemple, mettre en place des tests A/B sur vos interfaces peut vous permettre de rentrer dans un processus d’amélioration continue en réalisant des changements de manière méthodique.
Enfin, vous pouvez aussi vous baser sur la littérature pour faire vos validations vous-même. Nous vous conseillons les critères de Bastien et Scapin qui sont actuellement ceux qui permettent le mieux de faire la critique d’une ergonomie. Les voici:
Les critères ergonomiques de Bastien et Scapin – Adaptation de UX Republic
Ce que vous devriez retenir…
Quel que soit l’outil numérique que vous utilisez au quotidien,celui-ci finira par arriver en fin de vie. C’est toutefois un processus que vous pouvez gérer de manière méthodique pour que les dépenses en maintenance et en renouvellement ne soient pas des surprises ! En effectuant de manière proactive des tests sur vos outils et en les questionnant régulièrement par rapport à votre contexte d’affaires, vous serez en mesure d’être plus proactif. Alors… à vos tests, prêt, parti!
