Saviez-vous que le télétravail, ça ne date pas d’hier? Dès 1950, le mathématicien Robert Wiener fait référence à ce concept. Le terme « télétravail » verra réellement le jour en 1973; il désigne alors toutes activités professionnelles exercées à distance de l’entreprise, et ce, grâce aux outils de télécommunication. Aujourd’hui, les avancées technologiques continuent de révolutionner nos façons de travailler et de plus en plus d’entreprises sont en mesure de proposer le télétravail à ses employés.
Pourquoi implanter le télétravail?
Que ce soit pour améliorer la marque employeur afin d’attirer une main-d’œuvre qualifiée ou encore pour bonifier le taux de rétention des employés, proposer le télétravail devient un incontournable. La possibilité de faire du télétravail serait un critère recherché par 60 % des candidats, selon une enquête réalisée par Indeed en 2018. Les objectifs d’implantation sont larges :
- Augmenter le niveau de satisfaction des employés (conciliation travail-vie personnelle, réduction des déplacements, réduction du stress)
- Stimuler la flexibilité organisationnelle (ex. : équipes de soutien à distance, 24/7)
- Réduire l’absentéisme et les retards
- Améliorer la productivité et optimiser le temps de travail
- Réduire les coûts relatifs aux espaces de travail requis
- Accommoder les employés à mobilité réduite
Des avantages considérables
Les avantages sont nombreux autant pour l’organisation que pour les employés. La flexibilité accrue permet au télétravailleur d’être maître de son temps. Cette marge de manœuvre peut être très bénéfique pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. La réduction du temps de déplacements entre la maison et le bureau contribue également à cette flexibilité pour le travail, pour la famille et pour les activités personnelles.
Les experts font également remarquer que le télétravail et le travail nomade numérique sont des modèles d’organisation du travail qui rapportent gros aux employeurs. L’entreprise peut tirer profit, d’une part, d’une plus grande motivation de ses employés, un taux de roulement moins élevé et une productivité accrue et, d’autre part, d’une réduction des espaces de bureaux.
Et pourquoi pas afin de faire face à une situation de crise? Consultez ces façons de travailler pour se maintenir et prospérer en période d’incertitude.
Comment implanter le télétravail?
Les conditions de votre entreprise doivent être favorables à l’implantation du télétravail. Voici quelques questions auxquelles celle-ci devrait répondre :
- Est-ce que le climat de travail et la culture organisationnelle de l’entreprise sont propices au télétravail?
- Les employés et les gestionnaires impliqués possèdent-ils les caractéristiques requises pour respecter le cadre du télétravail?
- Les processus de l’entreprise peuvent-ils être adaptés en conséquence?
- Est-ce que les besoins en équipement pourront être comblés?
En effet, le télétravail n’apporte pas que des avantages! Il peut au contraire comporter plusieurs risques ─ atteinte à la confidentialité des données, divulgation des secrets commerciaux de l’employeur, isolement des employés, diminution de l’encadrement, etc. ─ qui doivent tous être réfléchis afin d’établir solidement cette pratique dans une entreprise.
Consultez ce guide d’implantation du télétravail en entreprise!
Outils et solutions technos nécessaires
Il existe à l’heure actuelle une série d’outils qui permettent désormais d’accomplir nos tâches de partout et sur l’appareil de notre choix. Voici ceux qui nous paraissent essentiels à mettre en place :
- Un logiciel permet d’effectuer des réunions en ligne par vidéoconférence (tel que Whereby entre autre)
- Un outil de gestion de projets infonuagique (cloud)
- Des zones de travail pour collaborer en temps réel sur des documents avec vos équipes (La suite Google est un exemple)
- Des outils pour la gestion des tâches quotidiennes (tel que Trello, par exemple)
- Une messagerie professionnelle collaborative (telle que Slack, Teams ou Mattermost) qui permet de rester continuellement en contact avec vos collègues
- Des outils collaboratifs pour maintenir le travail d’équipe (intranet/extranet)
L’implantation de tels outils vont vite faire réaliser à votre entreprise qu’elle ne peut plus s’en passer! Ces technologies répondent à des besoins précis ─ acquérir de nouvelles compétences, gérer les projets, gagner en concentration, etc. ─ qui doivent être répondu à notre époque.
Découvrez quelques outils qui pourraient vous être utiles!
Conseils pour un télétravail optimal
Ce n’est pas parce que le lieu de travail change que la nature même des tâches et des objectifs est différente. Rappelez-vous que les résultats attendus restent les mêmes!
Voici quelques trucs que vous pouvez transmettre à vos équipes pour rester discipliner dans cette nouvelle routine professionnelle!
Soyez réaliste dans vos objectifs
Si une liste de to-do vous permet de rester rigoureux, pourquoi pas? Dressez-vous une liste des tâches « à faire » et cochez, à la fin de la journée, celles qui ont été accomplies. Respectez les échéances que vous vous fixez.
Préparez votre poste de travail
Idéalement, vous devriez vous isoler dans un coin calme où vous contrôlez le bruit. Vous devriez éliminer tout ce qui n’a aucune utilité autour de vous et, à l’inverse, ce dont vous avez besoin quotidiennement devrait être à portée de main. Votre bureau à domicile devrait répondre aux mêmes normes que celles qui s’appliquent au bureau telles qu’un mobilier adéquat (ergonomique), tout le matériel nécessaire et un éclairage convenable. Si vous souhaitez survivre au télétravail avec vos enfants, on vous suggère cet article.
Dotez-vous d’un horaire
Même si vous n’avez pas à vous déplacer pour vous rendre au travail, il est important de conserver une « routine de travail ». Il peut s’agir d’une entente avec les membres de votre famille selon laquelle ils ne doivent pas vous déranger inutilement pendant que vous travaillez entre telle heure et telle heure. De plus, il y a des pauses naturelles au bureau qui ne surviendront pas à la maison. Pensez aussi que des heures de travail prolongées dans la même position ou les mouvements répétitifs peuvent causer des blessures musculosquelettiques. Il peut être bon de commencer et de terminer à la même heure chaque jour ou encore, d’avoir un rituel de début et de fin de journée. Bouger c’est excellent pour chasser le stress et activer votre cerveau. Voici quelques exercices à faire régulièrement.
Gardez contact avec votre équipe et/ou votre supérieur
Les tâches, les attentes et les échéances devraient être clairement déterminées. Vous pouvez établir une routine dans vos contacts avec votre superviseur ou vos collègues afin de faciliter les suivis. Assurez-vous de les informer des difficultés rencontrées, mais aussi, de vos progrès! De plus, ce contact vous permet de demeurer en interaction avec votre organisation. Après tout, le travail, ce n’est pas seulement un tas de tâches à accomplir, mais aussi un espace social pour créer des relations humaines. N’hésitez pas à faire des suggestions, des appels à tous, des propositions d’aide ou participer aux échanges et questions avec vos collègues.
Bref, travailler de chez soi pour s’offrir plus de flexibilité ce n’est plus une chose rare. Face à la pandémie COVID-19, vous êtes nombreux à devoir limiter vos déplacements et donc à travailler de la maison. Comment gérez-vous efficacement votre télétravail et les contacts avec vos collègues?
